Опубликован образец положения об архиве для частных компаний

Опубликован образец положения об архиве для частных компанийЗа годы функционирования в учреждении накапливается множество важных документов. Многие из них остаются актуальными в течение длительного времени. Согласно ст. 29 ФЗ 2011 № 402-ФЗ, администрация обязана обеспечить их сохранность. Положение об архиве регламентирует порядок хранения бухгалтерской, учетной и другой важной документации.

Какие документы подлежат архивированию

В хозяйствующем субъекте ведение архива строго обязательно. В особые папки складываются для дальнейшей консервации:

  • регистры бухучета;
  • первичные учетные листы;
  • финансовые отчеты;
  • справки и заключения аудиторов;
  • налоговые декларации;
  • заключение инспекторских проверок по линии надзорных органов;
  • документы, касающиеся кадрового учета персонала.

В архиве также должна храниться вся документация, в которой отражалась бы история организации с момента первичной регистрации.

В частности, на постоянное хранение в архив отправляются:

  • документы с реквизитами организации-предшественника;
  • документы организаций, которые ранее иерархически подчинялись данному учреждению и впоследствии были ликвидированы;
  • завершенные делопроизводством документы, имеющие срок хранения более 10 лет (каждый из них может понадобиться в практической деятельности).

Наконец, учреждение может издавать какие-то профильные брошюры, журналы или книги. Все ведомственные издания также хранятся в архиве.

Однако бессистемное складирование важных бумаг привнесет только путаницу в дела. Важные бумаги должны комплектоваться по определенным правилам. Весь поток документов, подлежащих учету, должен быть упорядоченным.

Задачи архива

Опубликован образец положения об архиве для частных компанийНедостаточно просто создать архив. В рамках одного учреждения в него будут стекаться важные бумаги из структурных подразделений, удаленных филиалов и прочих точек.

Финансовые документы имеют долгое хождение. Они остаются актуальными даже после реализации и закрытия какого-то бизнес-проекта. Поэтому только строгая систематизация архивных данных поможет отыскать справку для предоставления по требованию.

Прежде всего, руководитель должен назначить ответственное должностное лицо, которому будет вменяться в обязанность не только прием бумаг в архив, но и организация их хранения в определенном порядке.

Кроме того, в его обязанности входит:

  • по мере необходимости информировать администрацию о пополнении и содержании архива;
  • готовить копии особо ценных документов;
  • выполнять запрос сторонних организаций о предоставлении какого-либо документа.

Это же должностное лицо будет обязано фиксировать передвижение нужных бумаг.

Образец Положения об архиве организации

Принятие Положения об архиве организации не является строгой обязанностью руководителя. Но большинство из них все-таки разрабатывает данный документ, поскольку он оптимизирует работу с потоком бумаг и делает ее логичной.

Не существует единого федерального образца Положения. В разных учреждениях в них вносятся дополнительные главы и графы. Но в нем должны быть отражены базовые моменты. Прежде всего, в Положении должны быть отражены функции архива и обязанности работников, обслуживающих его.

Например, уместно указать, что архив сформирован с целью:

  • Опубликован образец положения об архиве для частных компанийучета важных бумаг, которые скапливаются во время реализации профессиональных или производственных задач;
  • гарантии сохранности справок, актов и прочих учетных бумаг;
  • обеспечения физической сохранности каждого документа;
  • обеспечения качественного восстановления в случае порчи.

Положение об архиве должно быть утверждено руководителем учреждения. Оно вступает в силу после локального приказа о создании архива.

Данное Положение — это нормативный документ руководителя учреждения. Все должностные лица, которые будут привлечены к приему, учету и комплектации документов, должны быть ознакомлены с текстом Положения.

Скачать образец положения об архиве организации 2019.

Правильно сформированный архив является автономным подразделением учреждения. Однако он функционирует по плану, который составил и утвердил руководитель организации. Данное структурное подразделение подотчетно администрации.

(36

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/polozhenie-ob-arhive.html

Как должен быть организован архив в компании

Опубликован образец положения об архиве для частных компаний

Все бумажные документы хранятся в специальном архиве компании, для организации которого существуют свои правила. Если компания небольшая, ведением архива может заниматься бухгалтер, но иногда из-за большого объема организация может нанять отдельного архивариуса, организовать самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При этом есть ряд правил, которые нужно соблюдать.

Во-первых, нужно определить функциональность архива

Архив предприятия может функционировать на правах:

Во-вторых, необходимо четко определить, кто отвечает за архив

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

  • организация работы архива;
  • ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 УК РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Если в организации вводятся новые технологии работы с архивом – например, электронный документооборот или электронный архив, архивариус должен пройти обучение для работы с ними. Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Обычно архивариус выполняет следующие функции:

В-третьих, для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации

Скачать образец положения об архиве

Обычно туда входят стандартные блоки: общие положения, структура архива, задачи, функции, состав документов архива, права, взаимоотношения с другими подразделениями и ответственность. Это регламентировано закрепит функции архива и ответственность должностных лиц.

Если возникает необходимость выделения архива в отдельное структурное подразделение, то вам сразу стоит задуматься и об автоматизации архива, чтобы не раздувать штат архивариусов.

Использование электронного архива в «1С», созданного с помощью «Скан-Архива», даже предприятию с оборотом больше нескольких тысяч документов в месяц позволит ограничиться одним сотрудником архива – тем, кто будет сканировать документы.

Закажите бесплатную демонстрацию «Скан-Архива», чтобы узнать больше.

Источник: http://scan-archive.ru/news/documentflow/kak_dolzhen_byt_organizovan_arkhiv_v_kompanii/

Организация работы ведомственного архива

Опубликован образец положения об архиве для частных компаний Это примерное пошаговое руководство как восстановить или организовать работу архива организации с нуля, если работа не проводилась надлежащим образом или совсем не велась. Итак, инструкция составлена просто и доступно – что же нужно делать, если вам поручили ведение ведомственного архива, а вы даже не знаете с чего начать.

Нормативно-методическая база для организации работы ведомственного архива

Без нормативно-методических документов в области архивного дела вам не обойтись. Посмотрите список с комментариями по их использованию – это минимальный набор нормативных документов, который должен быть у вас под рукой в ведомственном архиве, даже если вы планируете проводить обработку документов с привлечением сторонних специалистов.

Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива (будет передавать туда свои документы на постоянного хранение), то вы имеете возможность общаться с куратором этого архивного учреждения, у которого можно будет консультироваться и узнать много полезного.

Чаще всего в организации архив входит в состав службы делопроизводства (общий отдел, канцелярия, секретариат и т.п.). Если объем документов большой, то ведомственный архив может быть организован как самостоятельное структурное подразделение.

Работа ведется на основании положения об архиве организации. Если таковое отсутствует, то естественно его необходимо разработать на основании примерного положения об архиве, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176. Для простоты возьмите за основу приведенный здесь образец.

В должностной инструкции ответственного за архив организации должны быть указаны виды проводимых им работ, его права и обязанности.

Для хранения архивных документов в организациях обычно используют приспособленное помещение, отвечающее нормативным требованиям. В маленьких организациях, где образуется немного дел в год, рассмотрите вариант хранения архивных документов непосредственно в помещении службы делопроизводства, но в металлическом запирающемся шкафу с возможностью его опечатывания.

Учетные документы архива организации

Если архив организовывается не с нуля, то посмотрите какие учетные документы уже имеются в наличии в архиве организации. И вам в любом случае следует понять, какие вообще установленные формы должны вестись для учета документов в архиве организации в соответствии с существующими нормативными требованиями. На данном ресурсе уже имеется полезная статья на эту тему.

Если обнаружили дело фонда и описи дел, то это хорошо. Изучите их, это поможет понять состав архивных документов и определить их количество. В ведомственном архиве для организации работы вам так же будут необходимы номенклатуры дел за последние годы.

Состав документов архива организации

В архив организации на основании положения о нем обычно поступают документы, законченные делопроизводством:

  • постоянного хранения – в основном только для передающих организаций свои документы на государственное хранение, у остальных организаций могут отсутствовать, т.к. пользуются правом установить срок «10 лет» и больше, часто применяют «до ликвидации организации» вместо «постоянно» по типовому перечню документов,
  • по личному составу,
  • временного хранения (> 10 лет) – в случае их наличия в организации,
  • временного хранения (< 10 лет) – передаются в архив редко и только по решению руководителя организации, например, из-за нехватки места для хранения в структурных подразделениях организации.

Проверка наличия и состояния дел в архиве организации

В случае если вы принимаете дела от кого-то, то составляется акт приема-передачи дел при смене ответственного за архив, в котором оформляется прием-передача архивных документов, справочного аппарата к ним (описи дел, дело фонда и т.д.), помещения архива и его оборудование.

И если в архиве находятся на хранении документы (не создаваемый с нуля ведомственный архив), то необходимо провести проверку наличия и состояния имеющихся дел с целью определения соответствия их количества и состава по учетным формам фактическому их наличию.

Иными словами сравнивают описание на обложке дела с описанием в архивных описях. Если одинаковое – хорошо, если выявили различия – потом надо устранять. Данная проверка оформляется составлением акта установленной формы. Эти два акта вы поместите в дело фонда.

План работы архива организации

Время начать составлять план работы ведомственного архива. Рассмотрим, что можно или даже нужно включить в него.

В случае необходимости запланируйте восстановление учетных документов. В первую очередь речь идет об описях дел. Если их нет совсем, то заведите. Для упорядоченных документов организаций, передающих их на государственное хранение, описи дел будут в госархиве, таким образом, вы сможете сделать копию для себя.

Определите какие документы предстоит упорядочить (обработать), какие следует уничтожить вследствие истечения сроков их хранения. Для этих целей изучите номенклатуру дел организации.

Согласно существующим нормам не позже чем через три года после завершения делопроизводством документы постоянного хранения, временного хранения (> 10 лет) и по личному составу подлежат полному оформлению (с подшивкой в твердую обложку).

Научно-техническая обработка документов трудоемкая и требует определенных навыков, поэтому может вестись как работниками самой организации, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением договора об оказании соответствующих услуг.

Читайте также:  Увольнение по утрате доверия - особенности процедуры

Составьте график приема дел в архив организации от структурных подразделений, который нужно согласовать с начальниками структурных подразделений.

Если организация передает документы на государственное хранение, то проконсультируйтесь с куратором госархива по этому вопросу (о сроках, порядке передачи и т.д.).

Организация использования документов ведомственного архива

Вы также должны будете организовать использование документов архива организации в случае практической необходимости. Сотрудникам организации выдается на основании заявки дело на срок не более 30 дней, потом еще можно продлить на 30 дней.

Существует специальная форма – книга выдачи дел из хранилища, где проставляются подписи о получении, затем о возвращении каждого дела.

При этом вместо выдаваемого архивного дела должна помещаться карта-заместитель, в реальности при малом объеме использования документов архива последним требованием пренебрегают.

Я настоятельно рекомендую вам оформлять выдачу архивных дел только по книге выдачи дел из хранилища с обязательной росписью о получении каждого дела. Посторонних не допускать к архивным делам и никогда не забывать, что вы несете персональную ответственность за сохранность дел.

Как могут появиться неприятности. Если попросили посмотреть дело и вскоре вернули без выноса его из помещения архива организации, то ничего страшного, можно обойтись без лишней бюрократии (не отмечать в книге).

Иной вариант: «Я только пойду сделать копию одного листа и тут же верну дело». Потом что-нибудь срочное, затем другое.

И через два дня вам просто не вспомнить, у кого искать исчезнувшее дело, которое вдруг стало таким нужным для руководства.

И последнее

Работник архива должен иметь достаточную квалификацию, чтобы выполнять:

  • проверку в структурных подразделениях формирования и оформления дел и состояния хранения документов (с составлением справки или докладной записки на имя руководителя),
  • оказывать помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами,
  • участвовать в составлении номенклатуры дел организации и в случае необходимости в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и делопроизводству.

В завершении я могу сделать вывод на основании более чем десятилетнего опыта работы со многими ведомственными архивами: если не вы, то больше некому, похоже в вашей организации все равно никто кроме вас лучше не разбирается в области архивного дела.

Я надеюсь, что данная статья была вам полезна. Удачи в работе!

Евгения Полоса

К записи 91 комментарий

Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/organizasiya-raboty-vedomstvennogo-arhiva.html

Архив организации: регламентируем работу с архивными документами

Опубликован образец положения об архиве для частных компаний

Локальные нормативные акты, регламентирующие работу архива организации, создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в вопросах упорядочения архивных документов организации, обеспечения их сохранности и использования. Сориентироваться  в данном комплексе официальных документов нам поможет к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова

В соответствии с существующими нормами в сфере архивного дела организация разрабатывает и утверждает свои локальные акты, направленные на регламентацию порядка работы с архивными документами в делопроизводстве и архиве или архивохранилище. Четкое выполнение требований инструкций и положений позволяет эффективно решать задачи по упорядочению архивных документов, обеспечению их сохранности и использования.

В базовый комплект входят:

  • инструкция по делопроизводству; 
  • положение об архиве (положение о службе ДОУ, если при ней создано архивохранилище), положение об архивной службе или регламент по работе с архивными документами; 
  • должностные инструкции; 
  • инструкция по охране труда для архивиста; 
  • приказ о составе экспертной комиссии; 
  • положение об экспертной комиссии; 
  • положения, инструкции и другие документы, устанавливающие отдельные виды работ или разовые мероприятия с архивными документами. 

Следует иметь ввиду, что изобретать велосипед не придется: ряд документов (инструкция по делопроизводству, положение об архиве, положение об экспертной комиссии и др.) разработан в типовом варианте Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Эти документы доступны для скачивания из Интернета.

Инструкция по делопроизводству

В первую очередь в организациях должна быть разработана и утверждена Инструкция по делопроизводству. Данный документ регламентирует порядок работы с документами, в том числе определяет правила оперативного хранения документов, устанавливая границу между документом и архивным документом.

Иногда, часто при отсутствии архива в организации, тематические разделы Инструкции по делопроизводству дополняются положениями, регулирующими архивное хранение документов. Но для этих сюжетов лучше подходит Положение об архиве (работе с архивными документами). 

Положение об архиве 

Источник: http://naar.ru/articles/arhiv-organizacii-reglamentiruem-rabotu-s-arhivnymi-dokumentami/

Положение об архиве организации – образец 2018

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения подлежат хранению у хозяйствующего субъекта в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом хранению подлежат не только бухгалтерские, но и налоговые, кадровые и иные документы. Ведение архива в хозяйствующем субъекте – важная составляющая его деятельности.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в организации не только создается архив, назначается лицо, ответственное за архив, но может разрабатываться и Положение об архиве. Форму примерного положения об архиве организации 2018 приведем в нашей консультации.

Составляем Положение об архиве

Разработка Положения об архиве не является обязательной. А потому структура и содержание такого документа хозяйствующий субъект определяет для себя самостоятельно.

Как правило, Положение об архиве раскрывает следующие основные аспекты:

  • задачи создания архива;
  • основные функции архива;
  • права и ответственность работников архива.

Так, например, может указываться, что архив создается для:

  • осуществления приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации;
  • обеспечения сохранности документов.

К основным функциям архива, в частности, относятся:

  • планирование, организация и контроль деятельности в области архивного дела;
  • прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком;
  • контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Положение об архиве утверждается руководителем организации и вводится в действие на основании организационно-распорядительного документа организации (к примеру, приказа).

Рассматривается Положение об архиве организации как нормативный документ работодателя. А потому с ним необходимо ознакомить лиц, имеющих отношение к работе с архивом, при приеме таких лиц на работу (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). В первую очередь, лиц, ответственных за ведение архива. Например, архивариуса, чью должностную инструкцию мы приводили здесь.

Положение об архиве организации – образец 2018

Приведем образец заполненного Положения об архиве организации.

Скачать примерную форму Положения об архиве организации в Word можно здесь

Также читайте:

Источник: https://glavkniga.ru/forms/706

Архив на предприятии: организация хранения документов

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами — начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

  • ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА
  • Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?
  • Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания.

Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

  1. Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.
  2. При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:
  3. 1) архивохранилище;
  4. 2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;
  5. 3) помещение для использования документов;
  6. 4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.
  7. Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.

В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

  • При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.
  • Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.
  • В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:
  • обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;
  • поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;
  • производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;
  • отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища (

Источник: https://www.profiz.ru/kr/2_2011/arhiv_na_predpriatii/

Положение об архиве: статус, состав, задачи

  • СОЗДАНИЕ АРХИВА в организации
  • В зависимости от объема документооборота архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства (секретариата).
  • Чтобы создать архив организации, необходимо выполнить комплекс мероприятий:
  • выбор и оборудование помещения,
  • техническое оснащение архива,
  • создание нормативных условий хранения,
  • организация архивных документов в архивохранилище,
  • разработка и утверждение нормативных документов архива.

Все эти мероприятия позволят обеспечить поддержание архивных документов в нормальном физическом состоянии.

Архив размещают в специально приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях.

В нашей организации давно обсуждается возможность создания своего архива, уже выделено помещение и начаты работы по его подготовке к хранению документов. А вот какие требования предъявляются к работникам архива? Всегда ли эти функции должен выполнять отдельный сотрудник, или должность архивариуса может совмещать, например, секретарь?

Архивариус организует работу архива и отвечает за выполнение задач, возложенных на архив. Он проходит инструктаж, а в необходимых случаях – стажировку в государственном архиве, куда в дальнейшем будут передаваться документы организации на хранение.

Читайте также:  Как составить график проведения аттестации?

Функции архивариуса может исполнять и сотрудник другого структурного подразделения. В данном случае эта работа для него будет являться совместительством.

Ответ на вопрос о том, должен ли архивом заниматься сотрудник, чьей единственной обязанностью будет именно ведение архива, зависит от количества документации, оформляемой на хранение, и объема работы.

В случае если организация крупная и архив в ней достаточно велик, рекомендуем внести в штатное расписание должность работника архива.

Целесообразно также составить должностную инструкцию, указав виды работ, возлагаемых на работника архива, его права и обязанности.

  1. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы, и утверждается сотрудником архива.
  2. Прием каждого дела производится руководителем архива в присутствии работника структурного подразделения.
  3. Поскольку архив организации предназначен не только для хранения документов, но и для их использования, необходимо установить регламент выдачи документов из архива по заявкам сотрудников, а также сторонних организаций.

В пункте 4.5.4 Основных правил установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации, а также в книгах выдачи дел во временное пользование другим организациям (приложение 1).

Процесс оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации (приложение 2), актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в т. ч. органам суда и прокуратуры (приложение 3).

Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев – для временного пользования другими организациями (п. 4.5.2 Основных правил).

Положение об архиве: статус, состав, задачи

Как любое структурное подразделение организации, архив, как правило, действует на основании положения о структурном подразделении — положения об архиве, утверждаемого руководителем организации, а сотрудники архива — на основании должностных инструкций.

При разработке комплекса этих документов рекомендуем основываться на Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

Примерное положение распространяется на архивы организаций, создающих в процессе своей деятельности документы Архивного фонда РФ.

Если организация (как государственная, так и негосударственная) не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не передает свои документы в установленном порядке в соответствующий архив, она должна исключить из положения об архиве все, что относится к документам Архивного фонда РФ.

Положение об архиве организации определяет статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов.

Так, основными задачами архива организации являются:

  • комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив, должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве);
  • учет и обеспечение сохранности документов;
  • создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  • использование хранящихся в архиве документов.
  • Если в процессе деятельности организации создаются документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, то одной из важнейших задач архива является подготовка и передача этой части документации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела, принятыми Российской Федерацией и субъектами РФ.
  • Из задач архива вытекают выполняемые им функции, к основным из которых относятся:
  • 1) ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации — источников комплектования архива;
  • 2) прием упорядоченных документов от структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
  • 3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
  • 4) создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;
  • 5) информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации;
  • 6) организация использования документов по запросам организаций и частных лиц, учет и анализ использования архивных документов организации;
  • 7) подготовка ответов на социально-правовые запросы граждан;
  • 8) проведение экспертизы ценности документов, организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (если организация является источником комплектования соответствующего архива);
  • 9) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
  • 10) организация работы по составлению номенклатуры дел организации;
  • 11) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;
  • 12) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

13) участие в мероприятиях по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в т. ч. в организациях — источниках комплектования архива.

Рекомендуемые страницы:

Источник: https://poisk-ru.ru/s58458t2.html

Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.by

Ольга КУЛИКОВА,

историк-архивист

В соответствии с п.

4 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций1 (далее — Правила работы архивов) для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, организации создают архивы. Хотелось бы акцентировать ваше внимание, что создание архива организации — это не право организации, а ее обязанность, напрямую закрепленная в ст. 12 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон): руководители государственных органов, иных организаций, индивидуальные предприниматели обязаны в соответствии с законодательством создать условия для приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда.

Более того, в целях социальной защиты работников Закон обязывает представительства иностранных организаций создавать условия для приема, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Для накопления, хранения, учета и использования архивных документов государственные органы, иные организации создают архивы2. В зависимости от состава документов, подлежащих хранению в архиве, организации могут создавать отдельные архивы управленческой документации, научно-технической документации, аудиовизуальной документации, документации на электронных носителях3.

Правила работы архивов устанавливают, что архив организации должен быть обеспечен кадрами (то есть как минимум в штатном расписании должна быть штатная единица архивариуса).

Вместе с тем Правила работы архивов допускают, что в организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив4.

Должностные обязанности, права и ответственность лица, ответственного за архив, должны быть отражены в его должностной инструкции.

  • Среди основных функций, которые призван осуществлять архив организации (лицо, ответственное за архив организации), можно выделить следующие:
  • · составление и ежегодное уточнение списка источников комплектования (в него вносятся организации или структурные подразделения, от которых архив принимает документы и дела на хранение);
  • · прием на архивное хранение документов и дел от источников комплектования;
  • · учет принятых в архив документов и дел, ведение комплекса учетных документов;
  • · классификация по архивным фондам и архивным коллекциям (далее — фондирование) принятых в архив документов и дел;
  • · обеспечение сохранности принятых в архив документов и дел, контроль условий их хранения, проведение проверок наличия документов и дел;
  • · составление и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве;
  • · использование архивных документов (в том числе выдача информационных документов, копий архивных документов, копий частей архивных документов по запросам организаций и граждан, выдача дел во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведение учета и анализа использования документов и др.);
  • · участие в работе центральной экспертной комиссии (далее — ЦЭК) или экспертной комиссии (далее — ЭК) организации, оказание методической помощи в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях — источниках комплектования архива;
  • · проведение экспертизы ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составление годовых разделов сводных описей дел, подлежащих хранению, и актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представление их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации, а в случаях, установленных Правилами работы архивов, иными актами законодательства Республики Беларусь, — государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или вышестоящей организации;
  • · подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных Правилами работы архивов, иными актами законодательства Республики Беларусь;
  • · представление в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или государственный архив сведений о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;
  • · осуществление проверки соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях — источниках комплектования архива установленным требованиям;
  • · анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях — источниках комплектования архива;
  • · участие в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • · участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления (далее — ДОУ) организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций — источников комплектования архива.

Архив организации может быть как самостоятельным структурным подразделением, так и входить в состав другого структурного подразделения (как правило, в службу ДОУ). Работа архива организации осуществляется в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства, его уставом (положением о нем), иными локальными нормативными правовыми актами5.

  1. Образец положения об архиве организации
  2. Общество с ограниченной                                                                  УТВЕРЖДАЮ
  3. ответственностью «Зарина»                                                                Директор общества

(ООО «Зарина»)                                                                                    Серегин В.Н.Серегин

Читайте также:  Ип - запись в трудовой книжке самому себе

Источник: https://profmedia.by/pub/sec/art/125213/

Разработка положений об архивах организаций и положений о ЦЭК и ЭК

  • Главная
  • Статьи
  • Разработка положений об архивах организаций и положений о ЦЭК и ЭК

Руководители многих организаций, как показывает опыт, нередко сталкиваются с необходимостью создания архива.

С течением времени на предприятии накапливаются документы, которые выбывают из оперативного оборота, однако продолжают занимать место – на стеллажах, в столах, на полках. Работа с документацией усложняется и замедляется, а эффективность использования ценных офисных площадей снижается.

Решением проблемы становится передача документов, объединённых в дела, в архив.

Нормативно-правовые акты

Деятельность архивов организаций регламентирована рядом нормативно-правовых актов (Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», «Основными правилами работы архивов организаций» и другими).

Содержание нормативно правовых актов

Они устанавливают: порядок работы архива любой организации должен определяться положением о таком архиве – локальным актом, принимаемым на предприятии.

Кроме того, законодательство содержит и требования к разработке положений об архивах организаций, которые должны неукоснительно соблюдаться.

Помимо разработки положений об архивах организации, руководству компаний нередко приходится выполнять такое мероприятие, как разработка положений о ЦЭК и ЭК.

Аббревиатуры означают следующее:

  • ЭК: экспертная комиссия. Формируется приказом руководителя организации в целях проведения экспертизы ценности документов, передаваемых на архивное хранение;
  • ЦЭК: центральная экспертная комиссия. Формируется в центральных органах общественных организаций, ведомствах, министерствах. Целью её работы является контроль подведомственных экспертных комиссий, оказание им методической помощи, наконец, отбор документов для передачи на государственное хранение.

Разработка положений – сложные и ответственные мероприятия

Разработка положений об архивах организации, разработка положений о ЦЭК и ЭК – сложные и ответственные мероприятия, которые требуют от лиц, их выполняющих, глубоких специальных познаний и опыта работы. Такими познаниями и опытом обладают специалисты, входящие в штат компании «Архив Гарант».

Почему для разработки положений стоит обратиться к нам?

Специалисты, входящие в наш штат, в совершенстве знакомы с отраслевым законодательством, регламентирующим разработку положений об архивах организаций и разработку положений о ЦЭК и ЭК. В локальные правовые акты, составленные для вас нашими специалистами, будут включены все необходимые разделы.

Содержание этих актов будет максимально полно и точно соответствовать индивидуальным особенностям вашего предприятия, что сделает положения полезными и удобными в использовании.

Немаловажно и то, что сотрудники вашей организации не будут отвлекаться на решение несвойственных им задач (речь в данном случае идёт о разработке положений) – а значит, эффективность работы предприятия не будет страдать.

Задать вопрос Вы можете по телефону: 8 (495) 233-73-92

Посмотреть все статьи

Источник: http://archives-garant.ru/articles/razrabotka_polojenii_ob_arhivah_organizacii_i_polojenii_o_ce/

Разработка положений об архивах организаций. Разработка положений ЦЭК и ЭК

Деятельность любых архивов, будь-то частных или государственных, коммерческих или общественных организаций, согласно нормативного документа №125-ФЗ (от 22.10.

2004) регулируется специальным положением, целенаправленно разрабатываем, исходя из особенностей работы определённого учреждения/предприятия/компании.

Федеральный закон «Об архивном деле» является основным правоустанавливающим источником, на который обязано опираться функционирование архивов всех организаций зарегистрированных/ведущих деятельность на территории Российской Федерации.

Положение об архиве организации

Это, по своей сути, устав, которым описывается и управляется:

  • структура архива (в виде обособленного отдела/подразделения или в составе службы документального обеспечения), подчинённость его сотрудников в общей иерархической конструкции конкретной организации;
  • состав документации, подлежащей хранению в архиве;
  • правовые гарантии и ответственные обязательства, которыми сопровождается деятельность сотрудников архива;
  • задачи и организационные особенности работы с указанием ответственности в целом всего архива за выполнение возложенных на него функций.

Требуется усердие и педантичность

Разработка положений об архивах организаций относится к категории действий, требующих исполнения с профессиональным усердием и педантичностью. Согласно ФЗ «Об архивном деле» установлен перечень документов, которые в течение определённого времени должны храниться в архиве компании/предприятия, а далее — передаваться в муниципальные или центральные государственные архивы.

Чем это объясняется?

Данная директива объясняется необходимостью систематизации и контроля над различными сферами коммерческих, социальных и прочих взаимоотношений (параметров развития) с целью повышения эффективности централизованного управления происходящими в обществе процессами (в том числе, ради усиления социальной защищённости населения).

Контроль работы архивов

Поэтому работа архивов организаций подвергается достаточно пристальному контролю со стороны должностных лиц, представляющих государственные архивы.

При этом особенное внимание уделяется ситуациям/условиям перевода текущей документации в архив организации и, конечно же, — обоснованиям для уничтожения важных документов, которые подбираются/утверждаются после рассмотрения экспертной комиссией (ЭК или ЦЭК).

Что мы предлагаем

Нашей компанией, наряду с разработкой положений об архивах организаций, осуществляется разработка положений ЦЭК и ЭК, где отсутствие ошибок и неточностей предполагается по умолчанию. В противном случае сотрудник государственной архивной службы будет вынужден отклонять в утверждении вышеуказанных положений до их полного приведения в соответствие с действующими законодательными нормами.

Заказ наших услуг

Заказ наших услуг — опытной компании, специализирующейся на архивном деле, — позволит пройти через все обязательные процедуры, не отвлекаясь и не отрывая дополнительные людские и финансовые ресурсы от своей основной профессиональной деятельности. Удобство и экономия.

Источник: https://archivexpert.ru/u7b/razrabotka_polojenii_ob_arhivah_organizacii_razrabotka_poloj/

Положение об архиве организации образец

Положение об архиве

В период отсутствия Заведующего Архива его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации. 1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию. 1.12.

Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями. 1.13.

За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники Архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.

1.14. Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.

Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия

личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив; 2.5.

подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ; 3.1.4.

осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения; 3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции: 3.2.1.

Положение об архиве организации: проект

В целях выполнения основных задач архив «Наименование организации» осуществляет следующие функции:

  1. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.
  2. принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
  3. организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
  4. проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
  5. организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, ведет учет и анализ использования;
  6. осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
  7. учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
  8. создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
  9. оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
  10. участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

3.1.

Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации .

———————————— Документы по личному составу могут поступать в соответствующий архив документов по личному составу при местном органе исполнительной власти. 2.4. Личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив. 2.5. Служебные и ведомственные издания.

2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива. 3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА 3.1. Основными задачами архива являются: 3.1.1.

Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения.

Prom-Nadzor.ru

Осуществляет в установленном порядке выявление, описание и учет документов, имеющих в оформлении или в приложениях к ним уникальных или особо ценных документов; принимает меры по проведению их страхового копирования: — готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда использования; — в соответствии с планом работы архива готовит документы к страховому копированию для передачи их в лабораторию; принимает из лаборатории документы, а также страховые копии и копии фонда пользования, контролирует их качество, в том числе на основании актов технического состояния микроформ страхового фонда; — учитывает в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования; 3.2.9.

Подготовлен проект примерного положения об архиве организации

Анонсы 23 августа 2019 Что изменилось в Законе № 223-ФЗ в 2019 году, вы узнаете на программе, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ».

Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. 28 августа 2019 Лекторы: В. В.

Витрянский, Л. Ю. Михеева, А.

В. Мазуров. Слушателям программы выдаётся удостоверение установленного образца!

Документом предполагается установить закрытый перечень документов, которые будут храниться в архиве организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов:

  • документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;
  • документы постоянного хранения и по личному составу организаций – предшественников;
  • документы личного происхождения;
  • фонд пользования (микрофотокопии и другие копии документов, в том числе на электронных носителях, необходимые для практической работы организации);
  • справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива организации.

Планируется, что архив организации будет создаваться на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов.

На основании примерного положения, предлагаемого к утверждению Росархивом, организация будет разрабатывать и утверждать свое положение об архиве при наличии согласования экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива. Независимая антикоррупционная экспертиза проекта приказа завершится 25 февраля, а общественное обсуждение – 5 марта.

В настоящий момент функционирование архивов организаций регламентируется положением, утвержденным , которое после утверждения нового приказа утратит силу. ______________________________ С текстом проекта приказа Росархива

«Об утверждении примерного положения об архиве организации»

Источник: https://ros-trud.ru/polozhenie-ob-arhive-organizacii-obrazec-67493/

Ссылка на основную публикацию