Каков срок хранения графика отпусков в организации?

Одна из обязанностей работодателя в процессе построения взаимоотношений с сотрудниками заключается в оформлении отпусков. Но после того как работник ушел на отдых и вернулся с него, функционирование сопутствующих документов не прекращается.

Дело в том, что они подлежат хранению в организации в течение определенного временного периода. Насколько это необходимо, каковы сроки, регламенты и порядки уничтожения бумаг – будет освещено в материале.

Законодательное регулирование вопроса

По истечении срока хранения график отпускных периодов утрачивает свою актуальность, а вместе с ней и юридическую силу. Но в ряде ситуаций данные, которые отражены в данной документации, могут оказать существенную помощь в ходе формирования внештатных ситуаций.

Каков срок хранения графика отпусков в организации?Если численность персонала на предприятии велика, в момент составления графика на последующий календарный год у работников есть риск возникновения непониманий с начальством касательно очередности предоставления.

  • Посредством устаревшего ГО можно получить объективное представление о том, какая картина складывалась в прошлом периоде, а также произвести аналитические и оценочные мероприятия, сравнив спланированный отпуск и тот, что был использован по факту.
  • Наличие в стенах организации прошлогоднего образца дает возможность уполномоченным специалистам прогнозировать предстоящие периоды отдыха и строить планы относительно дальнейшей трудовой деятельности фирмы.
  • Исходя из вышесказанного, можно отметить несколько случаев, в которых может потребоваться ГО в организации:
  • необходимость наличия основы для формирования нового графика на предстоящий годовой период;
  • формирование конфликтной ситуации между работодателем и сотрудником в связи с порядком использования служащим дней отдыха;
  • обнаружение ошибочных данных в процессе утверждения приказов о предоставлении сотрудникам отпускных дней;
  • неверное и нерациональное проведение расчета отпускных дней бухгалтерским отделом;
  • планирование дней отдыха на предстоящий годовой период;
  • анализ статистических данных по отношению к спланированным дням отдыха;
  • осуществление проверки работы организации со стороны контролирующих государственных организаций.

Стоит отметить, что ГО – локальный акт фирмы, включающий в себя даты, в которые работник сможет уйти на заслуженный отдых, и он будет оплачен работодателем. Утверждение ГО осуществляется силами главы предприятия на базе созданного приказа. Он формируется не позже чем за две календарных недели до начала нового года, что отображено в ст. 123 ТК РФ.

Законодатель не установил особых правил, по которым следует хранить этот документ. Но поскольку необходимо обеспечение соблюдения норм закона «О персональных данных» №152 от 27.07.2006 г.

, в ходе выбора места хранения документа требуется обеспечение абсолютной секретности файлов и целостности каждой бумаги.

Поэтому оригинал ГО, созданный в бумажной форме, может подлежать хранению:

  • Каков срок хранения графика отпусков в организации?в помещении, принадлежащем отделу кадровой службы (обеспечить надежное место хранения можно в ящике из металла, сейфе, шкафу, который закрывается на ключ, и где производится хранение других кадровых бумаг особой важности);
  • на полочках шкафов в комнатах, кабинетах и аудиториях, к которым доступ третьих лиц ограничен и производится исключительно на основании пропусков.
  1. Целесообразнее всего для решения этой задачи использовать отдельную папку, в которой и будет размещаться основная документация (по файлам в соответствии с порядком хронологии).
  2. Допустимо размещение ГО за прошлый год в специальных папках, в которых находятся документы с аналогичным периодом хранения.
  3. Утилизация устаревших бумаг в рамках предприятия осуществляется несколькими путями:
  • уничтожение на специальном устройстве – шредере;
  • измельчение в ручном режиме посредством разрезания;
  • сжигание.
  • Каков срок хранения графика отпусков в организации?По окончании текущего года сотрудник, занимающий должность начальника службы кадров, занимается составлением описи бумаг, которые подлежат уничтожению.
  • В самом начале календарного года и по мере надобности руководящий специалист создает приказ о формировании комиссионного состава в связи с уничтожением документов.
  • Данная комиссия составляет акт, который обязуются подписать все члены группы, а затем документ сдается руководителю, чтобы тот поставил свой «автограф».
  • Бумага должна составляться в соответствии с общепринятыми правилами и нормами и содержать следующие сведения:
  • название бумаги, которая подлежит мероприятиям по уничтожению;
  • продолжительность хранения;
  • способ, посредством которого будет происходить уничтожение.

За счет соблюдения необходимых норм и правил хранения работодатель может избежать всевозможных споров с работниками, связанных с правомерностью и соблюдением порядков очередности предоставления отдыха на последующий годовой период.

Предусмотренные сроки

Чтобы ответить на рассматриваемый вопрос и указать точные сроки хранения данного документа, следует обратиться к приказному документу Министерства культуры.

В рамках 693-го пункта этого документа определен временной период хранения документации, равный 1-му году. В соответствии с 3-м абзацем пунктом 1.4 начало отсчета стартует 1 января года, который наступает с момента истечения срока функционирования документа. Это правило распространяется на документы бумажного и электронного формата.

Каков срок хранения графика отпусков в организации?Получается, что ГО, принятие которого произошло на 2017 г., будет храниться в фирме в течение всего 2018 г.

Утилизация допустима лишь с 1 января 2019 г. Временной период, на протяжении которого осуществляется хранение ГО, закрепляется в рамках Перечня типовых документов управленческого характера (архивных).

Их образование происходит в процессе деятельности государственных структур, госорганов, занимающихся местным управлением, предприятий другого типа.

Особых условий хранения ГО не предусматривает. Но следует принимать во внимание тот факт, что необходимо обеспечить документу должную защиту, чтобы персональные данные работников оставались в безопасности.

Такое правило четко и детально прописано в гл. 14 Трудового кодекса РФ, а также в законе «О ПД» от 27 июля 2006 г. №152 ФЗ. В связи с представленным набором сведений стоит принимать во внимание факт закрытости доступа к документам особой важности и сохранности ГО в течение всего необходимо срока хранения.

Если работодателем, а точнее ответственным уполномоченным специалистом, были нарушены временные рамки хранения документа, ст.

90 Трудового кодекса РФ предусматривает несение гражданской, административной и уголовной ответственности.

Она является достаточно строгой, поэтому обеспечение качественной сохранности бумаг – не только обязанность, но и прямая заинтересованность руководителя организации.

Действующие приказы

В отношении отпускного законодательства правительством разработана внушительная база. она состоит из нескольких документов. Первый из них – Трудовой кодекс РФ.

  1. Ст. 123 регламентирует сроки составления приказа со стороны руководителя организации.
  2. Гл. 14 в целом регулирует порядки обеспечение конфиденциальности персональных данных сотрудников.
  3. ФЗ№152 «О персональных данных» содержит нормы относительно хранения личных данных работников и предусматривает за их несоблюдение определенные меры наказания.
  4. Приказ Минкультуры №558 содержит данные касательно сроков хранения ГО в стенах предприятий.

В каких случаях требуются документы

Исходя из сложившейся практики в отношении графиков отпусков, есть несколько реальных ситуаций, в которые могут потребоваться архивные документы.

  1. Каков срок хранения графика отпусков в организации?Создание нового графика. Взяв старый документ, работодатель сможет осуществить сверку и назначить даты ухода на отдых в новом годовом периоде.
  2. Разрешение конфликта. Если между сторонами трудового соглашения возникли недопонимания, решить их можно с помощью прежнего графика, чтобы справедливость восторжествовала.
  3. Исправление ошибок. Если ранее нанимателем были допущены определенные ошибки, а затем выявлены кем-либо из сотрудников, решение вопроса допустимо с помощью архива.
  4. Необходимость проведения перерасчета. Если бухгалтер допустил помарки и погрешности, он может обратиться к «старому» ГО, чтобы уточнить данные.
  5. Проверка деятельности предприятия. Если в компанию явились представители контролирующих служб, они, вероятно, попросят предъявить этот документ как доказательство факта соблюдения законодательства.
  1. Таким образом, график отпусков на предприятии хранится в течение 1-го календарного кода, а затем утилизируется.
  2. Подробнее о работе с графиками отпусков смотрите ниже на видео.
  3.  
  4. Источник: ZnayBiz.ru

Зачем составлять график отпусков?

Штатные работники организации (или ИП) имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В то же время персонал, работающий по гражданско-правовым договорам, не может рассчитывать не оплачиваемый отпуск ни при каких обстоятельствах.

Все отпуска, полагающиеся работниками, должны быть внесены в график отпусков. Это касается не только основных, но и дополнительных отпусков. В том числе, и тех, которые впоследствии будут заменены денежной компенсацией. Подробности — в этой статье.

На практике может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть как работник, так и администрация.

Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск создаст для компании серьезные проблемы. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка, и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии.

В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен, например, в связи с производственной необходимостью. Подробнее об этом см. «Уведомляем сотрудника о переносе отпуска по инициативе работодателя (образец)». Соответствующее изменение должно найти отражение и в графике отпусков.

Какой срок хранения у графика отпусков?

Срок хранения графика отпусков — 1 год после окончания года, на который составлен график. Объясняется это следующим.

Источник: https://uridicheskoelico.guru/rabota-s-kadrami/srok-hraneniya-grafika-otpuskov.html

Срок хранения графика отпусков в организации

Срок хранения графика отпусков в организации — важный временной показатель, от учета которого зависит эффективность делопроизводства и надлежащая организация трудовой деятельности. О том, каким образом и сколько хранятся графики отпусков в организации, подробно изложено в настоящей статье. 

  • Сколько хранится график отпусков?
  • Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлый год?
  • Особенности и условия хранения графика отпусков
  • Способы хранения графика отпусков
  • Порядок уничтожения графика отпусков

Сколько хранится график отпусков?

Каков срок хранения графика отпусков в организации?
Скачать форму графика отпусков

Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения. Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Согласно п. 693 Перечня график отпусков хранится в организации на протяжении 1 года после окончания своего действия. Исходя из положений абз. 3 п. 1.4 Перечня, за дату начала исчисления сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях принято принимать 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Каков срок хранения графика отпусков в организации?

Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлый год?

По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет.

Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыхаза прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками.

Не знаете свои права?

Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

К тому же наличие прошлогоднего графика предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании.

Особенности и условия хранения графика отпусков

График отпусков предприятия не предусматривает особых условий хранения, однако важно помнить о надлежащей защите персональных данных работников, что закреплено в главе 14 ТК РФ и законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, закреплена в ст. 90 ТК РФ.

Способы хранения графика отпусков

Надлежащее хранение графика отпусков может быть реализовано следующими способами:

  • в металлических ящиках, сейфах или шкафах, а также в любом мебельном шкафу, закрывающемся на ключ, наряду с прочей кадровой документацией;
  • на полках шкафов в помещениях с ограниченным доступом третьих лиц.

Для хранения графиков отпусков целесообразнее всего завести отдельную папку и размещать документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Не исключен вариант размещения графика за прошедший год в папках с документами аналогичного срока хранения.

Порядок уничтожения графика отпусков

Каков срок хранения графика отпусков в организации?
Скачать форму приказа

Документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению. В противном случае персональные данные сотрудников предприятия могут стать доступны посторонним лицам, а обеспечение надлежащих условий хранения может потребовать излишних расходов, связанных с увеличением мест размещения.

Устаревшая документация утилизируется несколькими способами:

  • уничтожение на шредере;
  • разрезание (измельчение) вручную;
  • сжигание.

В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению.

В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании (в случае отсутствия таковой) или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии.

Эта комиссия в рамках своей деятельности вне зависимости от выбранного способа уничтожения составляет акт об уничтожении, который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем организации.

В таком акте указывается как минимум следующая информация:

  • наименование документа, подлежащего уничтожению;
  • срок его хранения;
  • способ уничтожения. 

Соблюдение установленных правил и сроков хранения графика отпусков позволяет работодателю избежать вероятных споров с сотрудниками относительно правомерности очередности ежегодного отдыха, а также оптимизировать процедуру планирования отпусков на следующий год.

Читайте также:  Появился новый институт гражданского права – наследственный фонд

Источник: https://nsovetnik.ru/otpusk/srok_hraneniya_grafika_otpuskov_v_organizacii/

Срок хранения графика отпусков в 2019 году в организации | Как и где хранится график отпусков

Сроки хранение графика отпусков регламентированы законодательством. Узнайте, сколько нужно хранить график в 2019 году.

Какой установлен срок хранения графика отпусков в организации в 2018 году

Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2018 году установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива (далее — Перечень). Данный перечень утвержден приказом Министерства культуры России под № 558 от 25 августа 2010 года.

В 2018 году срок хранения графика не изменяется и составляет 1 год с момента окончания его срока действия (календарного года, на который составлен график).

Как рассчитать срок хранения графика отпусков

  • За две недели до нового года бланк заполняют и утверждают.
  • С первого января нового календарного года документ вступает в силу, срок его действия продолжается до 31 декабря текущего года.
  • С первого января следующего года заполненный старый бланк перестает действовать, с этой даты отсчитывают 12-месячный или годовой срок его хранения.
Пример Сколько хранить график отпусков в организации «Янтарь»

  1. До 16 декабря 2017 года график составили и утвердили.
  2. Вступил в действие документ первого января 2018 года.
  3. Окончание срока действия будет 31 декабря 2018 года.
  4. С первого января 2019 года начинается срок хранения, который истечет 1 января 2020 года.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно оформить сотрудникам отпуск, что учитывать при заполнении бланка отпусков на 2019 год. В статье рассмотрено, каким способом подготовить необходимые документы, даны ответы на практические вопросы, возникающие у кадровиков при подготовке таких документов.

Для чего производится хранение графика отпусков

Сколько хранится график отпусков установлено Перечнем. Но для какой цели хранить такой документ, если срок действия его уже истек по окончанию календарного года?

Таблица. Цель хранения бланка отпусков

Когда придется обращаться к графику отпусков прошлого года Как можно решить спорные вопросы с помощью графика отпусков
При наличии ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, проведении начислений отпускных и так далее. Позволит уточнить все данные по отпускам сотрудников. Служит в качестве дополнительных источников информации.
При возникновении спорных ситуаций в коллективе, когда сотрудники не могут договориться между собой об определенной очередности ежегодного отдыха, сезонности, о необходимости разделять период отдыха. В этом случае бланк прошлого года позволит наглядно увидеть картину отдыха прошлого года.
При необходимости быстро получить общую картину по предыдущим периодам отдыха прошлого года, не собирая соответствующие данные в приказах. Отследить разницу между тем, когда отдых был запланирован и фактически предоставлен.
При составлении нового графика ежегодного отдыха на следующий год. Наличие старого бланка за прошлый год позволит быстро спрогнозировать предпочтения сотрудников.
При необходимости использовать старый бланк в качестве образца при составлении графика отдыха на следующий год. Старый документ позволит соблюдать очередность, предотвратить совпадение отдыха, чтобы это не привело к сбою в работе.

Каков срок хранения графика отпусков в организации?

Как и где хранится график отпусков

Сколько хранить графики отпусков указано в Перечне? Для хранения, таких документов оборудуют шкафы, сейфы или хранилища. Такие рекомендации приведены в правилах, которые утверждены приказом Министерства культуры России под № 526 от 31.03.2015 года.

Коммерческие организации должны хранить кадровые документы в запирающихся шкафах, чтобы обеспечить защиту от пыли, света, выгорания. Так как срок хранения графика отпусков относительно небольшой, передавать такой документ для архивного хранения нет необходимости.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет о правилах и сроках хранения документов в кадровой службе, об ответственности за допущенные нарушения. В статье вы найдете ответы на вопросы из практики, которые часто возникают у кадровиков при хранении документации.

Каким способом проводится уничтожение графика отпусков

Мы рассмотрели, сколько хранят график отпусков. По истечению календарного года документ подлежит хранению в течение одного года. Но просто выбросить его нельзя.

Бланки подлежат уничтожению, как и остальные кадровые документы, у которых истек срок годности. Стандартный способ уничтожения — измельчение вручную или разрезание на шредере.

При уничтожении документа необходимо составить акт. Если одновременно уничтожают и другие кадровые документы, срок действия которых истек, составляют опись всех документов и акт.

Читайте на сайте о порядке уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Вывод

Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2018-2019 годах установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива. Документ хранят в течение одного года после окончания срока его действия. Уничтожают стандартным способом с помощью измельчения вручную или на шредере.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383646-hranenie-grafika-otpuskov-sroki-18-m11

Срок хранения графика отпусков в организации

Графики отпусков подлежат хранению в организации в течение определенного временного периода. Насколько это необходимо, каковы сроки, регламенты и порядок уничтожения, читайте в статье.

Сколько хранится график отпусков

Документы, которые связаны с организацией трудовых процессов в компании, должны храниться определенное количество времени. Для разных бумаг предусмотрен свой период. В частности, срок хранения графика отпусков определяется перечнем, утвержденным приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558.

Пунктом 693 Перечня установлен 1 год для хранения графика. Отсчитывать этот период надо с момента истечения срока его действия – 1 января года, следующего за окончанием действия. К примеру, график отпусков на 2017 год окончил действие 31 декабря 2017. С 1 января 2018 по 31 декабря 2018 он должен был храниться, а начиная с января 2019 компания может его уничтожить.

Однако если работодатель полагает, что этот документ пригодится в дальнейшей производственной деятельности компании, он может хранить его и дольше установленного срока при условии соблюдении секретности и правил сохранности. Такое действие не нарушает требования закона.

А вот несоблюдение годичного срока будет считаться нарушением порядка хранения документов. Ответственное лицо, допустившее такой просчет, могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ. Если уничтожить документ раньше положенного срока, должностное лицо компании заплатит штраф от 300 до 500 руб.

Чтобы не допустить подобной ситуации, следует запомнить порядок:

  • График заполняют и утверждают за 2 недели до нового года.
  • Он вступает в силу 01.01 и действует до 31.12 текущего года.
  • Перестает действовать с 01.01 следующего года, и с этой даты начинается отсчет годичного срока хранения – до 31.12.
  • По истечении этого периода документ можно уничтожить.

Цели хранения

В принципе, юридической силы график отпусков лишается уже по завершении календарного года, на который он составлялся. И руководствоваться им ни одна сторона трудового соглашения уже не будет. Однако на любом предприятии может возникнуть непредвиденная ситуация:

Чтобы разрешить проблемную ситуацию, можно посмотреть старый график. Кроме того, он позволяет получить объективную картину отдыха сотрудников в прошлом году, сравнить разницу между запланированными и реально отгулянными отпусками и спрогнозировать предпочтения работников на будущий период. Что, в свою очередь, поможет лучшему планированию трудовых процессов в организации.

В результате, можно выделить следующие основные причины для хранения:

Ситуация, в которой понадобится прошлогодний график Какие вопросы поможет решить
Выявление ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, начислениях отпускных и пр. Даст возможность проверить все данные по отдыху сотрудников, станет дополнительным источником информации.
При возникновении спора между коллегами, которые не могут договориться об определенной очередности ежегодного отдыха. Прошлогодний документ наглядно покажет, как очередность реализовывалась в предыдущем периоде.
Когда нужно быстро получить общую картину по периодам отдыха прошлого года, не поднимая массив приказов о предоставлении отпуска. А также выяснить разницу между запланированными периодами отдыха и реально использованными. Такая статистика позволит лучше планировать трудовые процессы и предотвратит конфликты между сотрудниками при определении очередности выхода в отпуск.
При составлении нового расписания на следующий год. Старый бланк за прошедший год позволит предположить предпочтения работников и составить актуальное расписание, в которое в дальнейшем не придется вносить слишком много изменений.
При анализе прошлогодних сбоев в рабочих процессах и попытке устранения их на следующий год. Прошлогодний график покажет, как совпадающий отдых тех или иных сотрудников отобразился на сбоях в работе компании и, при учете этих данных, позволит составить новый на следующий год для оптимизации процессов.

Важен не только срок хранения графика отпусков в организации, но и условия. Они должны быть такими, чтобы персональные данные сотрудников были в должной мере защищены, как предписано главой 14 ТК РФ и законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Этот локальный акт компании может храниться:

  • В кабинете отдела кадров в отдельном стальном шкафу, ящике, сейфе, другом месте. Главное – возможность запереть на замок.
  • В ящике, сейфе, шкафу, расположенных в специально предназначенной для хранения документов комнате, попасть в которую можно только по пропуску.

Место, где лежат документы, должно быть защищено от пыли, света и выгорания, но при этом не обязательно передавать бланки в архив, учитывая недолгий срок их хранения.

► Как организовать дела и документы по личному составу в 2019 году

Способы хранения

Хранить расписания отдыха можно в отдельной папке, предназначенной исключительно для этого вида ЛНА, при этом следует разместить документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Но не исключен вариант, когда документы размещаются в папках по срокам хранения.

Некоторые компании хранят графики вместе с приказами о предоставлении отпуска за соответствующий год.

Однако поскольку сроки хранения этих ЛНА не совпадают, такой вариант целесообразен только в случае, если не планируется их уничтожение спустя год.

Работодатель может решить, сколько хранить график отпусков, ориентируясь на сроки, установленные для других документов. Например, на те же 5 лет, которые по общему правилу должны храниться приказы на отпуск.

► Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле

Приказ об уничтожении графика отпусков

График отпусков, срок хранения которого истек, нужно уничтожить. Однако просто отправить его в мусорное ведро или сдать в макулатуру нельзя. Есть определенный порядок, которого следует придерживаться, избавляясь от устаревших бумаг.

В конце текущего года начальник отдела кадров или другое ответственное лицо делает опись документов, подлежащих уничтожению. В начале следующего года руководство подписывает приказ о создании комиссии, ответственной за уничтожение документации в компании. Если есть постоянно действующая комиссия, состав которой уже был утвержден, это действие пропускается.

Комиссия составляет проект приказа и акта об уничтожении, которые подписываются руководителем компании. Если уничтожают также иные документы, они все должны быть вписаны в акт. Подробнее о процедуре уничтожения документов читайте здесь.

► Пять популярных документов, от которых кадровикам советуют избавиться. Надо ли?

Как составить акт об уничтожении графиков отпусков

У этой бумаги нет установленного шаблона, поэтому каждая компания делает собственную форму. При этом лучше придерживаться определенной структуры, чтобы не упустить никаких важных моментов:

  • название предприятия;
  • состав комиссии с ФИО и должностями;
  • основания для утилизации – приказ об уничтожении;
  • перечень уничтожаемых бланков – их можно поделить на категории, если перечень окажется слишком велик;
  • вес или объем ликвидируемых бумаг.

После уничтожения дел на акте делают отметку об этом факте и способе, которым документы были утилизированы.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098672-19-m5-skolko-hranitsya-grafik-otpuskov

Срок хранения графика отпусков в организации: законодательство, правила и особенности

Сроки хранения графика отпусков в организации представляют собой промежуток времени, в течение которого график отпусков может находиться в делопроизводстве работодателя и не может быть уничтожен. Для того чтобы не нарушать законные нормы, работодатель должен знать требуемые сроки хранения графика отпусков.

Срок хранения

График отпусков – это обязательный кадровый документ, который должны составлять все работодатели. В нем содержится график, согласно которому сотрудники предприятия будут уходить отдыхать на следующий календарный год.

График отпусков должен быть утвержден работодателем при учете мнения профсоюза как минимум за две недели до начала года, на который он составляется (согласно ст. 123 Трудового кодекса).

Так, график отпусков на 2020 год нужно составить до 17 декабря 2019 года.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Документация, которая связана с работой трудового коллектива, подлежит обязательному хранению в течение определенного срока. Данный вопрос урегулирован на законодательном уровне. Для определения сроков хранения графика отпусков работодателю следует руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов…», утвержденным Минкультуры в 2010 году под №558.

Согласно п. 693 данного документа, график отпусков должен храниться в организации в течение года после окончания его действия. Дата, с которой начинает отсчитываться срок хранения, установлена как 1 января следующего календарного года (с указанного дня старый график отпусков перестает действовать). Это значит, что график отпусков на 2018 год можно будет уничтожить не ранее 1 января 2020 года.

Читайте также:  Физлица смогут в некоторых случаях заниматься предпринимательством, не регистрируясь в качестве ип

Вместе с тем работодатель вправе хранить график отпусков и дольше, и это не будет являться нарушением.

Согласно п. 19 Перечня №558, сроки хранения графика отпусков, если они являются приложением к приказу, несколько отличаются. Такие документы должны храниться в течение 75 лет. Документация о дисциплинарных наказаниях, ежегодных днях отдыха, учебных отпусках подлежит хранению в течение 5 лет.

Для чего следует хранить график отпусков

График отпусков утрачивает свою актуальность после завершения календарного года, на который он был утвержден. Но хранить данный документ необходимо по следующим причинам:

  1. Для того чтобы составить на его основании новый график отпусков на следующий год.
  2. На случай обнаружения ошибок при утверждении приказов о предоставлении сотрудникам отпуска.
  3. При возникновении конфликта между работником и работодателем по вопросу предоставления отдыха, в том числе при уходе сотрудника в самовольный отпуск вопреки графику.
  4. Для исправления ошибок бухгалтерии, которая неверно произвела расчет отпускных.
  5. На случай плановой и внеплановой проверки контролирующими инстанциями.
  6. Для анализа статистических данных о запланированных и фактически использованных отпусках.
  7. Для устранения разногласий относительно очередности предоставления отпусков при существенной численности персонала.

Место хранения

График отпусков не предусматривает каких-либо специальных условий хранения. Но работодатель не должен забывать о положениях ФЗ-152 «О персональных данных» от 2006 года. В связи с этим работодатель должен обеспечить надлежащую защиту персональных данных сотрудников, которые содержатся в графике отпусков и избежать их утечки.

Работодателю важно акцентировать внимание на обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении периода хранения. Ответственность за нарушение указанного правила наступает на основании ст. 90 Трудового кодекса.

Для обеспечения сохранности графика отпусков работодатель может хранить их в металлических ящиках, шкафах и сейфах, а также в мебельном шкафу, который закрывается на ключ. Помимо графика отпусков, здесь можно хранить другие кадровые документы.

Также график отпусков допускается хранить на полках шкафов с ограниченным доступом в указанное помещение третьих лиц.

В целях хранения графиков отпусков желательно завести отдельную папку, в которой будет собрана вся отпускная документация в хронологическом порядке или же иные документы с аналогичным сроком хранения.

Порядок уничтожения графика отпусков

Документы, у которых истек срок хранения по закону, должны быть в обязательном порядке уничтожены. В противном случае сведения, которые в них содержатся, могут стать доступными посторонним, а обеспечение нужных условий хранения может потребовать дополнительных расходов для обеспечения растущих мест хранения документов.

Устаревшая документация подлежит уничтожению на шредере, ручному разрезанию или сжиганию.

В конце года начальник кадровой службы должен подготовить опись документов, которые подлежат уничтожению. При необходимости на крупных предприятиях создается комиссия по уничтожению документов на предприятии. Эта комиссия независимо от того, какой способ уничтожения она выбрала, составляет акт об уничтожении, который подписывается всем составом комиссии.

В акте прописывается такая информация, как наименование уничтожаемого документа, сроки его хранения и способ уничтожения. Он составляется с учетом «Основных правил работы архивов организаций..», утвержденных Росархивом в 2002 году.

За несоблюдение действующего порядка хранения документов должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ.

За уничтожение графика до положенного по закону срока на ответственное лицо может быть наложен штраф в размере 300-500 р.

Таким образом, работодателю следует соблюдать установленные правила хранения графика отпусков. Это позволяет ему избежать привлечения к административной ответственности, спорных ситуаций с сотрудниками и оптимизировать процедуру планирования отдыха персонала на следующий год.

Порядок и сроки хранения действующего графика отпусков установлены в п. 692 Перечня типовых управленческих документов на 2018-2019 годы.

Срок хранения графика составляет один год, после чего его нельзя просто выбросить: документ должен быть уничтожен в установленном порядке вручную или на шредере.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://pravo.team/trudovoe/otpusk/hranenie-grafika.html

Что нужно знать бухгалтеру о кадровой документации

Сразу оговоримся, что мы не будем рассматривать очевидные вещи – понятно, что трудовые книжки, договоры и кадровые приказы должны быть в каждой организации. На нашем форуме информации по их оформлению достаточно, поэтому останавливаться на составлении данных документов не будем. Скажем только то, что при проверке инспекторы обязательно их посмотрят.

В рамках же этой статьи мы расскажем про документы, о которых в компаниях частенько забывают. Особенно в тех организациях, где кадровый учет ведет не сотрудник, специализирующийся на данном виде учета, а человек, совмещающий работу бухгалтера и кадровика. Итак, какие же кадровые документы (помимо трудовых книжек, договоров и приказов) обязательно должны быть в организации? Вот их перечень:

  • Табель учета рабочего времени
  • График отпусков
  • Штатное расписание
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Расчетный листок
  • Книги учета трудовых книжек
  • Личная карточка работника

Табель учета рабочего времени

Первый документ, о котором мы сегодня поговорим, – это табель учета рабочего времени. О том, что такой документ должна иметь любая организация, сказано в статье 91 Трудового кодекса, где закреплена общая обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени.

Формы для такого учета – Т-12 и Т-13 – утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – постановление № 1).

Обратите внимание, что вести надо только одну (любую) из них.

Отличаются они тем, что в форме Т-12 имеются графы для расчета заработной платы, а Т-13 – исключительно кадровая форма, в которой учитываются только явка сотрудников и отработанное ими время.

Хранить табели учета рабочего времени нужно в течение пяти лет после окончания года, за который они заполнялись (приказ Минкультуры России от 25.08.10 № 558*; далее – приказ № 558).

Обратите внимание: на предприятиях с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда срок хранения табелей составляет 75 лет, так как содержащиеся в них данные могут быть необходимы для исчисления стажа и пенсий.

График отпусков

Следующий документ, про который далеко не всегда помнят бухгалтеры, выполняющие функции кадровика, связан с отпусками сотрудников. Речь идет о графике отпусков. В статье 123 ТК РФ прямо сказано, что график отпусков обязательно должен быть в организации. Данный документ составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата №1.

Обратите внимание: график отпусков должен быть утвержден в строго определенное время – не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Кроме того, любые отклонения реальных отпусков от этого графика должны оформляться отдельными приказами, вносящими изменения в график.

И еще одно важное замечание. Срок хранения графика отпусков составляет один год (см. приказ № 558), который исчисляется с 1 января года, следующего за тем, на который был составлен график.

Например, график отпусков на 2012 год надо было утвердить не позднее 16 декабря 2011 года, а хранить его надо будет до 31 декабря 2013 года. Соответственно, в 2012 году инспекторы при проверке могут потребовать графики отпусков на 2012 год и на 2011 год.

Как видим, хранить графики отпусков за все прошлые годы организация не обязана.

Штатное расписание

Идем дальше. В ряду уже озвученных документов штатное расписание стоит особняком. Дело в том, что напрямую в Трудовом кодексе не сказано о необходимости иметь штатное расписание в каждой организации.

Но при этом в Кодексе есть норма, согласно которой в трудовом договоре нужно указать должность в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ).

Вот и выходит, что в организации должен быть документ, где указываются наименования должностей, размеры окладов и другие условия.

Форма, по которой оформляется штатное расписание (форма Т-3), также утверждена постановлением Госкомстата №1. При этом штатное расписание (как и график отпусков) – документ, который вовсе не обязан быть статичным. Компания может оперативно добавлять или сокращать должности, переименовывать их и т.п.

Но любое это действие должно находить официальное подтверждение в приказах, вносящих изменения в штатное расписание.

Также надо следить за тем, чтобы наименования должностей в штатном расписании (в его последней, действующей редакции) совпадали с наименованиями должностей в трудовых договорах и трудовых книжках.

Правила внутреннего трудового распорядка

Необходимость иметь документ под названием «Правила внутреннего трудового распорядка» напрямую вытекает из статьи 189 ТК РФ. В ней сказано, что «трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка» и приводится краткое описание этого документа.

Не забудьте, что данные правила утверждаются приказом руководителя. Каждого сотрудника нужно ознакомить с ними под подпись. В случае изменения или принятия новых правил, прежняя редакция должна храниться в течение одного года (см. приказ № 558).

Расчетный листок

Следующий документ обязательно заинтересует проверяющих из трудинспекции.

Речь идет о расчетном листке, который, согласно статье 136 ТК РФ, работодатель должен выдавать каждому работнику при выплате заработной платы.

В листке должна содержаться информация о составных частях зарплаты за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате.

Как показывает практика, о необходимости выдачи таких листков помнят не на всех предприятиях.

А ведь за отсутствие расчетных листков при выплате каждой заработной платы инспектор имеет право штрафовать организацию на 50 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вот поэтому-то расчетные листки так интересуют контролеров: затрат на выявление нарушения практически никаких, а штраф можно насчитать весьма внушительный.

Итак, что же надо сделать, чтобы этого штрафа избежать? Прежде всего, утвердить форму расчетного листка. Делается это приказом по организации, который издается на основании статьи 136 ТК РФ. В этом же приказе целесообразно зафиксировать порядок заполнения данного листка, а также порядок его выдачи сотрудникам, четко обозначив лиц,ответственных за каждый этап.

Обратите внимание, что форму расчетного листка и порядок выдачи его работникам нужно утвердить даже в тех организациях, где заработная плата перечисляется на банковские карты (письмо Роструда от 18.03.10 № 739-6-1).

Книги учета трудовых книжек

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2012/4/5940

График отпусков: от утверждения до уничтожения · Энциклопедия начинающего предпринимателя

13:12, 29 октября 2013 5   11   6398

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления Нового года, то есть 17 декабря – самый поздний срок утверждения графика.

 При этом статья 123 ТК РФ устанавливает, что график отпусков нужно сначала согласовать с выборным профсоюзным органом. Если в вашей компании нет первичной профсоюзной организации, согласовывать не нужно.

Если есть, отправляете проект графика отпусков в профком, ждете 5 рабочих дней мотивированного мнения. Не дождались — утверждаете без согласия.

Если Вы учли все правила составления графика, то возражений профкома просто не должно быть. Интересно, что статья 123 ТК РФ упоминает только согласование с профкомом. Другие представительные органы работников проигнорированы. Если в вашей компании есть иные представители, выдвинутые общим собранием работников, то согласовывать с ними график отпусков необязательно.

Как утвердить? Есть два способа утверждения: лично руководителем и приказом по организации.
Закон не уточняет, каким именно способом нужно утверждать график отпусков. Но от способа утверждения будет зависеть порядок внесения изменения в график.

  1. Утверждение руководителем организации – это заполнение от руки грифа утверждения в верхнем правом углу (подпись и дата).
  2. Утверждение приказом – это издание приказа по основной деятельности, один из пунктов которого звучит так: «Утвердить график отпусков на 2014 год». И график отпусков будет приложением к приказу.

Какой способ выбрать? Я выбираю первый, потому что он более логичен.

  • Во-первых, в унифицированной форме Т-7 заготовлен гриф утверждения лично руководителем.
  • Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Знакомить ли работников с графиком?

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала.

Однако, как-то нехорошо оставлять работников в неведении о запланированной дате его отпуска. Чтобы избежать конфликтов в будущем, чтобы дать возможность работникам планировать свой отдых, целесообразно ознакомить их с графиком отпусков после утверждения.

Это можно сделать разными способами:

  • оформить листы ознакомления и приложить их к графику отпусков,
  • зафиксировать факт ознакомления работника в самом графике (сделать дополнительную графу),
  • вывесить график отпусков в общедоступном месте,
  • направить выписки из графика в структурные подразделения и вывесить там на видное место,
  • каждому работнику вручить персональную выписку с указанием даты начала отпуска и т.д.
Читайте также:  ВС РФ дал разъяснения правовых аспектов рассмотрения дел о мошенничестве, присвоении и растрате

Хранение и уничтожение графика отпусков.

Хранятся графики отпусков всего один год с момента окончания их действия. Поэтому график отпусков за 2012 год можно с чистой совестью уничтожить после 31 декабря 2013 года.

Но уничтожить правильно, а не просто сжечь на Новогоднем костре.

Для этого нужно:

  1. Составить опись (в образце акт на уничтожение с включенной описью) документов и дел, подлежащих уничтожению. В опись включаются все дела, у которых закончился срок хранения.
  2. После уничтожения дел акт подписывается и делается отметка о способе уничтожения.

Учтите, что должно произойти реальное уничтожение (сжигание, разрезание в шредере),  а не просто выкидывание в мусорный контейнер. Все кадровые документы содержат персональные данные Ваших работников, поэтому законом запрещено оставлять их в условиях, когда третьи лица могут их увидеть.

Источник: http://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/grafik-otpuskov-ot-utverzhdeniya-do-unichtozheniya/

Срок хранения графика отпусков

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления Нового года, то есть 17 декабря – самый поздний срок утверждения графика.

 При этом статья 123 ТК РФ устанавливает, что график отпусков нужно сначала согласовать с выборным профсоюзным органом. Если в вашей компании нет первичной профсоюзной организации, согласовывать не нужно.

Если есть, отправляете проект графика отпусков в профком, ждете 5 рабочих дней мотивированного мнения. Не дождались — утверждаете без согласия.

Если Вы учли все правила составления графика, то возражений профкома просто не должно быть. Интересно, что статья 123 ТК РФ упоминает только согласование с профкомом. Другие представительные органы работников проигнорированы. Если в вашей компании есть иные представители, выдвинутые общим собранием работников, то согласовывать с ними график отпусков необязательно.

Как утвердить? Есть два способа утверждения: лично руководителем и приказом по организации. Закон не уточняет, каким именно способом нужно утверждать график отпусков. Но от способа утверждения будет зависеть порядок внесения изменения в график.

  1. Утверждение руководителем организации – это заполнение от руки грифа утверждения в верхнем правом углу (подпись и дата).
  2. Утверждение приказом – это издание приказа по основной деятельности, один из пунктов которого звучит так: «Утвердить график отпусков на 2014 год». И график отпусков будет приложением к приказу.

Какой способ выбрать? Я выбираю первый, потому что он более логичен.

  • Во-первых, в унифицированной форме Т-7 заготовлен гриф утверждения лично руководителем.
  • Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Знакомить ли работников с графиком?

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала.

Однако, как-то нехорошо оставлять работников в неведении о запланированной дате его отпуска. Чтобы избежать конфликтов в будущем, чтобы дать возможность работникам планировать свой отдых, целесообразно ознакомить их с графиком отпусков после утверждения.

Это можно сделать разными способами:

  • оформить листы ознакомления и приложить их к графику отпусков,
  • зафиксировать факт ознакомления работника в самом графике (сделать дополнительную графу),
  • вывесить график отпусков в общедоступном месте,
  • направить выписки из графика в структурные подразделения и вывесить там на видное место,
  • каждому работнику вручить персональную выписку с указанием даты начала отпуска и т.д.

Хранение и уничтожение графика отпусков.

Хранятся графики отпусков всего один год с момента окончания их действия. Поэтому график отпусков за 2012 год можно с чистой совестью уничтожить после 31 декабря 2013 года.

Но уничтожить правильно, а не просто сжечь на Новогоднем костре.

Для этого нужно:

  1. Составить опись (в образце акт на уничтожение с включенной описью) документов и дел, подлежащих уничтожению. В опись включаются все дела, у которых закончился срок хранения.
  2. После уничтожения дел акт подписывается и делается отметка о способе уничтожения.

Учтите, что должно произойти реальное уничтожение (сжигание, разрезание в шредере),  а не просто выкидывание в мусорный контейнер. Все кадровые документы содержат персональные данные Ваших работников, поэтому законом запрещено оставлять их в условиях, когда третьи лица могут их увидеть.

slob-expert.ru

Что такое график отпусков по трудовому кодексу

Этот расписание, по которому работники уходят в ежегодные отпуска (ст. 123, ч. 1, ТК РФ). График составляется в обязательном порядке, подготавливается до начала года. Обеспечивает право трудящихся на отдых, которое гарантируется работнику Конституцией РФ (ст. 37, п. 5).

Благодаря обозначенной очерёдности отпусков, сотрудник может заранее спланировать своё время на отдых и провести его с максимальной пользой. Работодатель контролирует укомплектованность штата и не ищет замену сотруднику в последний момент.

Как правильно подготовить и оформить документы для отпуска сотрудника, читайте у нас на сайте: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/prikaz-o-predostavlenii-otpuska.html

Отсутствие графика на предприятии недопустимо. Проверить наличие этого документа может трудовая инспекция или налоговая.

Как составить график отпусков: основные правила

Как заполнить расписание отпусков на год, образец

График составляется кадровой службой и руководством организации совместно. Составителем может быть должностное лицо, выполняющее функцию кадровика. Например, помощник руководителя в мелкой организации.

Очерёдность составляется с учётом пожеланий сотрудников. Учитываются требования рабочего процесса: распределение должно не нарушать функционирование бизнеса и быть равномерным.

Бывает и так, что сотрудники уходят на отдых вне зависимости от расписания, или «за свой счёт». Называются такие ситуации отпуском без сохранения заработной платы. Как правильно оформить и рассчитать такой отпуск, читайте у нас на сайте: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/otpusk-bez-sohraneniya-zarabotnoy-platyi-nyuansyi-oformleniya-po-tk-rf.html

Некоторые категории сотрудников по закону выбирают даты отдыха на своё усмотрение. Например:

  • Лица, работающие по совместительству(ст. 286 ТК РФ).
  • Несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ).
  • Сотрудники, которые усыновили ребёнка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ).
  • Работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ). А также их мужья в этот период (ст. 123 ТК РФ).
  • Супруги военнослужащих, которые уходят в отпуск одновременно с супругом-военнослужащим (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»).

В декабре текущего года график составляют на следующий год. Документ должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, т. е. к 16 декабря. В крупных организациях согласование очерёдности начинается с сентября-октября. Если на предприятии есть профсоюз, то с ним также нужно согласовывать расписание.

Используется установленный бланк формы Т-7:

  • Графы 1–4. Сведения о работнике: подразделение, должность, табельный номер и полное имя.
  • Графа 6. Дата начала отдыха по согласованному расписанию.
  • Графа 7. Фактическое начало отпуска.
  • Графы 8 и 9. Сведения о перенесении срока: дата, основание.
  • Графа 10. Дополнительные сведения.

На основе формы №Т-7 начисляются отпускные работникам. Строгое соблюдение правил заполнения графика необходимо для правильного осуществления финансовых расчётов.

Приказ об утверждении, оформление

Закон не обязывает организации издавать приказ об утверждении расписания отпусков, но и не запрещает этого. Руководитель составляет документ на своё усмотрение в произвольной форме. В приказ можно включить следующие реквизиты:

  • Наименование предприятия.
  • Дата документа и номер.
  • Текст, где изложена суть распоряжения.
  • Подписи руководителя и исполнителей.

Порядок ознакомления сотрудников

Работодатель обязан своевременно уведомить сотрудников об утверждённом графике. Документально зафиксировать ознакомление сотрудников с расписанием можно двумя способами:

  • В документе с графиком отпусков выделить отдельный 11 пункт «Примечание» или «Ознакомлен», где каждый из работников ставит свою подпись и дату.
  • Создать отдельный документ — лист ознакомления, где трудящиеся на предприятии расписываются.

Большинство организаций составляют отдельный лист для ознакомления сотрудников. Каждый из работников ставит подпись, что означает подтверждение факта изучения очерёдности отпусков. Форма документа может составляться на усмотрение руководства. Чаще всего имеет вид таблицы. Важно включить в документ следующие реквизиты:

  • Даты отпусков в порядке очереди.
  • ФИО работника, должность и подразделение.
  • Место для даты и подписи.

Внесение изменений

В течение года могут возникнуть обстоятельства, по причине которых очерёдность отпусков нарушается:

  1. В связи с производственной необходимостью (инициатива исходит от работодателя).
  2. По инициативе работающего (по причине уважительных жизненных обстоятельств трудящегося).
  3. В связи с беременностью, необходимостью ухода за младенцем.
  4. При совпадении праздничных дней и ежегодного отдыха.

Сотрудника вызывают из отпуска досрочно или его отдых переносится на другое время. Расписание также меняют, если в штате появились новые работники. Вновь прибывшие кадры включаются в расписание после 6 месяцев работы.

Что, если работник во время отпуска решил уволиться по собственному желанию? Порядок процедуры подробно описан здесь: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/uvolnenie-vo-vremya-otpuska-po-sobstvennomu-zhelaniyu.html

Процедура изменения даты отдыха следующая:

  1. Сотрудник пишет заявление с просьбой о переносе ежегодного отдыха. Если инициатор — работодатель, то от руководства сотруднику направляют уведомление с обоснованием причин переноса. Документ подписывается обеими сторонами.
  2. Руководитель подписывает приказ о переносе даты отдыха.
  3. Кадровая служба корректирует график и другие документы по учёту рабочего времени.

Изменить дату выхода сотрудника в отпуск можно путём корректировки очерёдности. Кадровик делает пометку в график отпусков о перенесении даты:

  1. Графа 8. Документ, который принят как основание для переноса отдыха. Например, заявление сотрудника.
  2. Графа 9. Дата предполагаемого отдыха.
  3. Графа 10. Примечание. Здесь кадровик может сделать дополнительные записи. Например, записать реквизиты больничного листа, если перенос отдыха произошёл по причине болезни.

Изменение расписания по желанию работодателя возможно, если сотрудник согласен на новые условия. Перенос нерабочих дней во время праздников производится автоматически.

Ошибки при составлении очерёдности отпусков

Если в графике предоставления отпусков есть ошибка, может нарушиться деятельность предприятия. Это препятствует корректному начислению отпускных, затягивает поиск работника для замены. Важно придерживаться правил составления документа и учитывать мнение сторон.

Типичные ошибки при составлении расписания отпусков:

  • Расписание составлено не вовремя (крайний срок утверждения — 16 декабря).
  • Документ подписан неуполномоченным лицом.
  • Не учтены пожелания сотрудников.
  • Составленный график не соблюдается.
  • В отпуск одновременно уходит руководитель и его заместитель, что противоречит правилам.
  • Включение в график не только ежегодных, то и других видов отпусков (декретный, учебный).
  • Неправильное деление ежегодного отдыха (одна из частей отдыха должна составлять минимум 14 дней).
  • Отсутствие отпуска у сотрудника в течение двух лет работы. Нельзя переносить отдых сотрудника более, чем на 12 месяцев.
  • Назначение первым днём отдыха последний рабочий день недели (отпуск не может начинаться в пятницу или субботу).

Все изменения, которые утверждаются в течение года, обязательно фиксируются в графике.

Каков срок хранения документа в организации

Сроки хранения кадровой документации регламентируются нормативными актами. Правила обязательны для соблюдения организациями.

График предоставления отпусков относится к бумагам временного назначения и хранится на протяжении срока своего действия — 1 год. Это положение зафиксировано в Перечне типовых управленческих документов, утверждённом Приказом Минкультуры РФ №558 в редакции от 16.02.2016 г., ст. 693.

Ответственность работодателя за несоблюдение графика

Если расписание предоставления отпусков отсутствует или этого графика не придерживаются в организации, работодателю грозит административная ответственность. Наказание выражается в штрафе и/или прекращении деятельности до 3 лет.

Согласно КоАП (ст. 5.27, ч.1), размеры штрафов следующие:

  • От 1000 р. до 5000 р. для работодателей-ИП.
  • От 1000 р. до 5000 р. для лиц, выполняющих должностные обязанности на предприятии.
  • От 30000 р. до 50000 р. для организаций-нарушителей трудовых прав сотрудников.

ipshnik.com

Где должен храниться график отпусков 

График отпусков (далее — ГО) представляет собой локальный акт организации, который содержит даты дней отдыха работников на предстоящий календарный год. ГО утверждается главой организации или на основании приказа в срок не позднее чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Подробнее о составлении приказа о принятии ГО рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков — образец.

Законодательством не установлено специальных правил хранения ГО. Вместе с тем ввиду необходимости соблюдения требований закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ при выборе места, где должен храниться график отпусков, должны обеспечиваться секретность доступа к файлам и их целостность.

Так, оригинал ГО на бумажном носителе может храниться:

  • в помещении кадровой службы, в отдельном стальном ящике, шкафу, сейфе или ином предмете мебели, запирающемся на замок;
  • среди других документов в шкафу, расположенном в специально обустроенной комнате, доступ куда предоставляется только по пропускам. 

Сколько хранится график отпусков в организации 

Для ответа на вопрос, сколько хранится график отпусков в организации, необходимо обратиться к приказу Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). В п. 693 данного Перечня определен следующий срок хранения графика отпусков — 1 год.

Источник: https://kpasnokamsk.ru/rabota-s-kadrami/srok-hraneniya-grafika-otpuskov.html

Ссылка на основную публикацию