Как составляется должностная инструкция секретаря?

  • Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.
  • В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.
  • Как составляется должностная инструкция секретаря?

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:

  • к какой категории сотрудник принадлежит;
  • кому он подчиняется;
  • кем назначается и освобождается от должности;
  • кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.

Секретарь относится к категории технических исполнителей, подчиняется непосредственно руководителю подразделения/компании, а назначается и снимается с должности только приказом генерального директора.

Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.

Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:

  • организационной структуры;
  • норм делового общения;
  • организации делопроизводства;
  • основ гражданского и трудового законодательства;
  • правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
  • прикладных программ;
  • машинописи;
  • правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.

Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:

  • действующим законодательством;
  • уставом предприятия;
  • руководящей документацией предприятия;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • собственной должностной инструкцией.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность

Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:

  • прием посетителей;
  • прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
  • получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
  • проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
  • осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
  • составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
  • подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
  • организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
  • контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
  • формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
  • выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:

  • принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
  • отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
  • предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
  • получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
  • направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
  • информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
  • получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.

В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:

  • несанкционированное представление интересов организации;
  • результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия;
  • неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
  • причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
  • нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
  • нарушение норм делового общения.

При составлении должностной инструкции крайне важно понимать, что менять ее текст в соответствии со спецификой работы можно как угодно, главное при этом – чтобы документ не противоречил действующему законодательству и заключенному между сторонами трудовому договору, а сотрудник был ознакомлен со всеми внесенными в него корректировками.

Образцы должностной инструкции секретаря

В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.

Секретаря руководителя (по профстандарту)

Скачать образец типовой инструкции секретаря руководителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1z0a3wxi3TowbW

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Секретаря-делопроизводителя

По следующей ссылке мы разместили документ, подходящий для секретаря с функциями делопроизводителя: https://yadi.sk/i/CsoTnmdn3Towm8

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Секретаря-референта

Функциональные обязанности секретаря-референта несколько отличаются от стандартных: https://yadi.sk/d/HkLeZDDk3Towqt

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Офис-менеджера с функциями секретаря

Чтобы найти образец инструкции для данного сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/f0eXKy2b3Towyi

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Учебной части

В зависимости от учреждения должностная инструкция секретаря учебной части может быть следующей:

  • школы (по новому закону об образовании): https://yadi.sk/i/D5wISs2Y3ToxA2

Как составляется должностная инструкция секретаря?

  • колледжа: https://yadi.sk/i/wTooxnf53ToxdB

Как составляется должностная инструкция секретаря?

  • техникума: https://yadi.sk/d/IkyRbl0Z3ToxVx

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Секретаря-машинистки

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/i/DWMKYFdi3Toxk6

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Судебного заседания

  1. С инструкцией секретаря районного суда вы можете ознакомиться по следующему адресу: https://yadi.sk/i/lyTkislj3ToyCa
  2. Как составляется должностная инструкция секретаря?
  3. Здесь размещен документ, подходящий для секретаря мирового судьи: https://yadi.sk/i/jY00M73g3ToyMt

Пресс-секретаря

Скачать образец инструкции пресс-секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/J4nElPMU3ToyZ3

Ученого

По следующей ссылке мы разместили документ для ученого секретаря совета: https://yadi.sk/d/oDtIaJqf3Tp2jq

Ответственного секретаря газеты

Трудовые функции ответственного секретаря газеты выглядят так: https://yadi.sk/i/9fxgAyws3Tp2zZ

Приемной

Чтобы найти бланк документа для секретаря приемной, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/7RXepLQl3Tp3Me

Секретаря-администратора

По следующей ссылке находится инструкция секретаря с функциями администратора: https://yadi.sk/d/k93AVPJP3Tp3W7

Корпоративного секретаря акционерного общества

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/d/YNcunY4p3Tp3nN

Комиссии по делам несовершеннолетних

Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних должен работать по инструкции такого плана: https://yadi.sk/i/w4PdYv7x3Tp3yV

ДОУ

В детских образовательных учреждениях используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/bSOYXr3G3Tp46s

Деканата

  • Должностная инструкция секретаря деканата: https://yadi.sk/d/a0C0pjmr3Tp4uB
  • Таким образом, подходить к составлению должностной инструкции необходимо со всей ответственностью, в противном случае результат работы секретаря может не оправдать ожиданий его руководителя.

Источник: https://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/sekretarya.html

Должностная инструкция и обязанности секретаря

Должность секретаря классифицируется в трудовом законодательстве как техническая категория сотрудников-исполнителей.

Его деятельность осуществляется в рамках типового нормативно-правового акта, регулирующего взаимоотношения двух сторон, участников процесса – работодателя и работника, и относится к разделу квалификационных должностных характеристик многоотраслевого плана, задействованных на производственных предприятиях, компаниях, государственных организациях, муниципальных и частных учреждениях.

Как составляется должностная инструкция секретаря?

В грамотно составленном документе в полной мере должны быть отражены следующие основные главы, прописанные в определенном порядке. Целесообразно рассмотреть их более детально.

Общие положения

Как составляется должностная инструкция секретаря?В качестве секретаря принимается гражданин, закончивший высшее профессиональное учебное заведение без претензий к наличию какого-либо трудового стажа по данной специальности, или лицо, получившее среднее профильное образование. В последнем случае обязательным условием к приему на работу может стать наличие непрерывного стажа по данной профессии сроком не менее 2 лет.

Полномочия по приему и увольнению с занимаемой должности секретаря по закону возложены на руководителя организации.

Человек, выступающий в качестве соискателя, должен обладать следующим перечнем знаний и профессиональных навыков:

  • быть в курсе правил оформления, порядка поступления и хранения нормативных бумаг и документов вышестоящих организаций, от которых зависит функционирование предприятия – приказов, постановлений, актов;
  • иметь базовые знания по порядку ведения процесса делопроизводства, хорошо разбираться и понимать смысл в типовых инструкциях, положениях, с которыми сотруднику придется сталкиваться в процессе своей трудовой деятельности;
  • знать структурную классификацию компании по подразделениям;
  • владеть способами оформления документов и основными принципами работы с ними;
  • иметь четкое представление о хранении бумаг и пользовании архивом;
  • обладать высокой скоростью компьютерного набора или машинописи;
  • проявлять коммуникабельные, переговорные и дипломатические качества;
  • уметь пользоваться оргтехникой и переговорным оборудованием;
  • знать основные стандарты оформления распорядительных бумаг;
  • иметь четкое понятие об азах этического и эстетического поведения и грамотно ими пользоваться;
  • владеть в необходимом для работы объеме административной и правовой базы государственных положений, регламентирующих трудовую деятельность.
  • Прямое подчинение – руководителю организации или начальнику подразделения.
  • В случае вынужденного отсутствия данного сотрудника его полномочия могут быть переданы другому исполнителю, временно назначенному на должность внутренним приказом по предприятию.
  • Профессия секретаря – должность многофункциональная и довольно многоплановая, включающая в себя выполнение следующих действий по предназначению:
  • Как составляется должностная инструкция секретаря?вести организационную деятельность по обеспечению непосредственного руководителя административной и распорядительной документацией в необходимом объеме;
  • принимать входящую корреспонденцию и распределять ее между сотрудниками после рассмотрения для последующего исполнения штатными работниками;
  • принимать личные бумаги и заявления, поступающие от коллектива на имя начальника;
  • готовить информационные материалы, которые могут пригодиться начальнику в процессе работы;
  • проводит качественное редактирование бумаг, поступающих на рассмотрение;
  • обеспечивает проведение переговорных процессов руководителя, а в его отсутствие самостоятельно принимает всю устную, телефонную и факсовую информацию, приходящую на его имя;
  • по распоряжению руководителя самостоятельно составляет запросы, письменные обращения, заявления и внутренние приказы, а также готовит исходящие бумаги на обращения сторонних лиц;
  • проводит подготовительную работу по проведению совещаний, собраний и других внутренних мероприятий;
  • ведет регистрационную деятельность;
  • контролирует исполнение распоряжений начальника штатными сотрудниками;
  • создает внутреннюю базу данных, где хранит текущую информацию, используемую в процессе ведения трудовой деятельности предприятия;
  • формирует дела с учетом номенклатурных норм и правил;
  • выполняет разовые поручения начальника, находящиеся в компетенции секретаря.
Читайте также:  Запрет на выезд ребёнка за границу с одним из родителей будет оформляться по-новому

Основные права:

  • выносить самостоятельные решения по вопросам, входящим в его круг обязанностей и компетентность;
  • не выполнять поручения и задания, граничащие с риском для здоровья и жизни;
  • требовать от непосредственного начальника обеспечения нормального рабочего места и соблюдения правил охраны труда на производстве;
  • иметь доступ ко всей информации, необходимой для выполнения своих должностных обязанностей;
  • выступать с рационализаторскими предложениями в рамках регулирования своей деятельности и труда штатных сотрудников;
  • ставить в известность руководящий состав о нарушениях и обнаруженных недостатках в процессе труда, а также самостоятельно принимать меры к их устранению;
  • требовать от работников письменного отчета в случае невыполнения ими приказов и распоряжений начальника с указанием причин.

Ответственность

На секретаря в рамках его служебной деятельности возлагается следующая ответственность за:

  • осуществление несогласованного с начальствующим составом представления интересов его лично или организации, в рамках которой выполняется руководство;
  • собственные решения и поступки;
  • несоответствующее выполнение своих прямых обязанностей;
  • несоблюдение общих правил, прописанных руководящим пакетом бумаг компании;
  • некорректное отношение к личной, конфиденциальной информации, а также разглашение сведений, представляющих коммерческую тайну;
  • причинение материальных убытков организации;
  • несоблюдение трудовой дисциплины, распорядка дня, нарушение техники безопасности на производстве;
  • пренебрежение нормами этикета и коммуникабельным поведением в коллективе.

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Условия работы

Рабочий день сотрудника составляется из общих правил распорядка конкретного коллектива, принятого уставом организации. При необходимости секретарь может направляться в служебную командировку местного и регионального значения.

Командировочные расходы и заработная плата на этот период начисляются согласно действующего законодательства.

В зависимости от специфики деятельности компании руководство правомочно включить дополнительные пункты, регламентирующие служебную деятельность секретаря.

В ряде случаев секретарь наделяется правом подписи, которое распространяется только на тот перечень бумаг и документов, что напрямую связаны с его официальной деятельностью. Юридически такое право подписи классифицируется как ограниченное.

Прочее

На усмотрение руководителя предприятия документ может содержать дополнительные пункты, не являющиеся обязательными. Например, возможность вносить в настоящую инструкцию изменения, дополнения, согласования.

Кроме того, раздел «прочее» содержит информацию, но основании чего принят документ и каким актами он регламентирован.

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Образец типовой инструкции

Несмотря на тот факт, что каждая инструкция, содержащая функциональные обязанности секретаря, имеет стандартную форму оформления, составляется она все-таки с учетом специфики компании и рода ее деятельности.

Особенности

В зависимости от рода занятий, должностные обязанности секретаря различных организаций могут несколько отличаться по перечню функциональных обязанностей. В качестве примера приведены основные направления деятельности сотрудника с учетом специфики занимаемой должности.

Читайте так же:   Обязанности специалиста по работе с ключевыми клиентами

Референт

Секретарь-референт более глубоко вникает в производственные процессы, поэтому должен обладать определенными базовыми знаниями и иметь высшее образование. Его основные задачи:

  • подготавливать бумаги, обеспечивающие полноценное ведение трудовой деятельности организации;
  • проверять правильность оформления документов, поступающих на рассмотрение к начальнику;
  • принимать посетителей;
  • вести кадровую работу – составлять внутренние приказы по сотрудникам, оформлять трудовые книжки, табелировать, оформлять командировочные, больничные листы, выдавать справки штатным работникам для предъявления по месту требования;
  • оперативно выполнять текущие поручения руководящего состава.

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Судебного заседания

Профессия относится к категории государственной исполнительной службы. Функционирует лишь в судебных инстанциях. Сотрудник помогает в судебной работе, участвует в заседаниях, обеспечивает ведение документооборота. На него возложены следующие функции:

  • подборка и оформление материалов для изучения дела в судебном заседании;
  • ведение письменного протокола;
  • составление и отправка повесток, вызывающих прибыть в суд всех участников процесса;
  • оформление дел, руководствуясь нормативно-правовыми и законодательными актами.

Делопроизводитель

Сотрудник, состоящий на данной должности, отвечает за весь оборот документов на предприятии. Его основные обязанности:

  • ведение переговоров с клиентами – как в прямом, так и в телефонном общении;
  • контроль выполнения обязанностей и решения задач, прописанных в приказах и распоряжениях руководства;
  • обработка входящей и исходящей документации, ее регистрация в рамках действующей в компании номенклатуры дел;
  • выполнение иностранных переводов;
  • частичное совмещение функций архивариуса.

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Офис-менеджер

Офис-менеджер — это секретарь более широкого профиля. Помимо стандартных обязанностей он должен:

  • тщательно изучать всю корреспонденцию, внутренние приказы, на их основании участвовать в подготовке производственных проектов;
  • распределять входящие бумаги и документы;
  • отправлять исходящие распоряжения;
  • вести протоколы собраний и заседаний;
  • оформлять доверенности о материальной ответственности;
  • принимать телефонные звонки и переадресовывать их по прямому назначению;
  • координировать деятельность обслуживающего и нижестоящего персонала – технических работников, водителей, курьеров.

Руководителя

Основные особенности с учетом специфики занимаемой должности:

  • проводит мероприятий по административной и организационной деятельности;
  • принимает личную документацию, предназначенную непосредственному руководителю;
  • предоставляет всю необходимую директору информацию по производственным, служебным, кадровым вопросам;
  • по заданию начальника составляет письма, запросы, требования и претензии в сторонние организации и отвечает за их отправку;
  • обеспечивает поддержание рабочего места руководителя на надлежащем уровне, создает комфортные условия для выполнения им прямых обязанностей;
  • организует процесс приема посетителей;
  • формирует внутренние дела компании;
  • в совершенстве владеет персональной оргтехникой.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://ZnayBiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/sekretar.html

Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря :

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции.

Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях.

Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

  • Обеспечение административной деятельности руководящего звена.
  • Прием и перераспределение корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма по мере необходимости.
  • Обеспечение делопроизводства, сбор и обработка необходимой информации для руководящего звена.
  • Прием документов от сотрудников для передачи начальству на подпись и ознакомление.
  • Подготовка совещаний и ведение их протокола.
  • Закупка канцелярии и другой необходимой для обеспечения нормальной рабочей деятельности продукции.
  • Организация приема сотрудников и других посетителей.
  • Выполнение ряда поручений.Как составляется должностная инструкция секретаря?

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

  • Основы трудового и административного законодательства.
  • Общие нормы этики и делового этикета.
  • Основы делопроизводства.
  • Техника безопасности.
  • Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
  • Охрана труда.
  • Требования к ведению деловой переписки.

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше.

Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

  • обеспечением административной, а также распорядительной деятельности;
  • сбором и обработкой, а затем и предоставлением информации по запросу вышестоящего звена;
  • организацией телефонных и личных переговоров;
  • составлением деловых писем;
  • созданием условий для повышения эффективности работы руководителя и многим другим.Как составляется должностная инструкция секретаря?

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше.

При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе.

В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

  • Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
  • Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
  • Проверка корректности оформления внутренней документации.
  • Регистрация, учет, хранение документов.Как составляется должностная инструкция секретаря?

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде.

Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы.

Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

  • Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
  • Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
  • Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.
Читайте также:  Товарная форма кредита - что это такое?

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией.

Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет.

Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya.html

➤ Должностная инструкция секретаря делопроизводителя образец

Расскажем, зачем нужна должностная инструкция секретарю, совмещающему обязанности делопроизводителя. Подскажем, что должен содержать документ.

Скачайте полезные документы:

4 причины разработать должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

Секретарь и делопроизводитель — это разные профессии. Каждая из них предполагает выполнение специфических задач и обязанностей.

На крупных предприятиях, секретарь и делопроизводитель включены в штатное расписание как отдельные единицы.

В небольшой компании совмещать эти обязанности может один человек, должность которого в штатном расписании будет называться «секретарь-делопроизводитель».

В этом случае весь объем работы выполняет один человек на постоянной основе. Это означает, что перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя должен быть оговорен в одном документе, например, в трудовом договоре.

  • Но и для самого сотрудника, и для работодателя будет гораздо удобнее, когда функционал, права и обязанности такого универсального специалиста будут утверждены должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя. 
  • Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции
  • Как составляется должностная инструкция секретаря?
  • Скачать таблицу полностью
  • Должностная инструкция не входит в число тех документов, наличие которых Трудовым кодексом установлено как обязательное.

4 причины разработать инструкцию секретаря-делопроизводителя

  1. Это позволит осветить все вопросы, касающиеся работы секретаря-делопроизводителя, в одном документе.
  2. Должностную инструкцию можно оперативно изменить и дополнить, не испрашивая на это согласия самого специалиста и не оформляя эти корректировки дополнительным соглашением.

  3. Подпись специалиста в листе ознакомления с должностной инструкцией – законное основание требовать от него выполнения всех положений этого документа.

  4. И работник, и работодатель всегда могут доказать свою правоту, ссылаясь на положения должностной инструкции секретаря-делопроизводителя, в случае возникновения конфликта или трудового спора. 

Кто составляет должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

В общем случае разработкой таких локальных регламентов как должностные инструкции занимаются начальники соответствующих структурных подразделений. И, если на предприятии создан отдел секретариата, инструкцию должен разрабатывать руководитель этого отдела.

В небольшой компании, где секретарь-делопроизводитель находится в прямом подчинении директора, эту работу, как правило, поручают сотруднику или руководителю кадровой службы. При этом должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, образец или проект документа должна быть согласована с руководителем кадровой и юридической службы, отдела труда и зарплаты. 

Кто утверждает инструкцию

Чтобы должностная инструкция секретаря-делопроизводителя стала юридически значимым документом и ее требования были обязательными для исполнения, документ нужно утвердить.

Утверждение инструкции происходит одним из двух способов:

  1. В реквизитах документа прописывают «Утверждаю», а также указывают должность сотрудника, имеющего соответствующие полномочия. Руководитель ставит там свою подпись.
  2. Издают приказ об утверждении и введении в действие должностной инструкции секретаря-делопроизводителя. 
  1. Приказ об утверждении должностной инструкции
  2. Как составляется должностная инструкция секретаря?
  3. Скачать образец

Что включить в должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

Универсального формуляра для должностных инструкций в законодательстве нет. В практике применения таких документов уже сложились определенные требования к структуре и содержанию этого регламента.

Они универсальны, но работодатель вправе добавить или объединить какие-то разделы, адаптировать положения к должностной инструкции секретаря-делопроизводителя к организационной специфике предприятия.

Например, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя может регламентировать только какое-то одно из направлений деятельности. Так, секретарь может отвечать исключительно за обработку исходящих или входящих документов. 

  • Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
  • Как составляется должностная инструкция секретаря?
  • Скачать образец
  • Существенно облегчит составление должностной инструкции использование нормативных документов, таких, как «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», профтандарты «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и «Специалист по управлению документацией организации». Скачать эти документы вы можете в начале статьи>>

Структура должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Рассмотрим структуру этого документа по тем разделам, которые рекомендуется включить в него:

В этом разделе следует указать полное наименование должности в соответствии с наименованием в штатном расписании. Кроме этого, перечислить задачи и цели, для выполнения которых создана должность. Как правило, в раздел включают перечень нормативных актов и документов, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей работе.

  1. Квалификационные требования к должности секретаря-делопроизводителя

Эти требования можно изложить в отдельном разделе или включить их отельным пунктом в предыдущий раздел. Требования к опыту, образованию и квалификации с учетом сложности выполняемой работы приведены и в Квалификационном справочнике, и в профстандартах.

Подробно эти обязанности изложены в профстандартах. Эксперты рекомендуют разбить выполняемые функции по основным направлениям деятельности, например:

  • ведение документооборота;
  • первичная обработка внутренней, входящей и исходящей корреспонденции;
  • диспетчеризация телефонных звонков;
  • контроль за прохождением документопотоков и своевременным исполнением документов;
  • организация текущего и архивного хранения документов компании.

В этом разделе необходимо ограничить зоны ответственности работника, подробно прописать его полномочия, чтобы они были достаточными и обеспечивали возможность требовать с сотрудников выполнения исполнения дисциплины.

  1.  Взаимодействие по должности

В разделе установите источники получения и передачи разных типов документации, укажите информационные источники, которыми вправе пользоваться секретарь-делопроизводитель.

  1. Порядок и сроки пересмотра должностной инструкции

Обычно, содержание такого рода регламентов пересматривают каждые пять лет. При необходимости, если на предприятии внедрены новые технологии работы с документами, инструкцию можно пересмотреть и скорректировать во внеплановом порядке. 

Как внести изменения в должностные инструкции

Опирайтесь на следующие варианты разработки должностных инструкций:

  • должностная инструкция — приложение к трудовому договору;
  • должностная инструкция — самостоятельный документ и один из локальных нормативных актов организации. 

Иногда изменения в должностную инструкцию связаны с изменением условий трудового договора. Тогда надо заблаговременно письменно уведомить об этом работника. И только после его согласия внести изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, внесите одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию. Для этого оформите дополнительное соглашение.

Что учесть при составлении должностной инструкции

Чтобы должностной регламент не стал формальным документом, а наоборот, активно использовался в работе секретарем-делопроизводителем, к его разработке должны быть привлечены профессионалы. К ним относятся сотрудники, имеющие опыт работы как делопроизводственный, так и административный.

По своей сути, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя должна стать подробным технологическим описанием и содержать ответы на любой вопрос, касающийся правильного выполнения трудовой функции сотрудника, занимающего эту должность.

В регламенте необходимо подробно отразить ту часть организационной структуры предприятия, на которую распространяется деятельность секретаря-делопроизводителя. Это позволит ему четко понимать, с кого и что он имеет право требовать, кому он должен подчиняться.

Чем подробнее будут описаны функции по данной должности, тем легче секретарю будет понять, что конкретно от него требуется. Это особенно важно, если встанет вопрос о том, насколько добросовестно сотрудник относится к своим обязанностям. 

Итог Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — полезный и нужный документ, к составлению которого нельзя подходить формально. Грамотно составленное описание функционала сотрудника поможет ему защитить свои трудовые права и облегчит выполнение рабочих обязанностей.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210876-doljnostnaya-instruktsiya-sekretarya-deloproizvoditelya-19-m5

Должностная инструкция секретаря

Должность секретаря предполагает определённые трудовые обязанности и предоставляет некоторые права. Чтобы человек, заняв должность знал, какие обязанности на нём лежат и что он должен делать ежедневно, необходимо иметь на предприятии такой документ, как должностная инструкция секретаря. Итак, давайте разбираться, что должен делать секретарь.

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Требования к соискателям

Для того, чтобы занять вакантную должность секретаря, кандидат должен обладать определённым набором знаний и качеств. Как правило, на эту должность берут людей, которые имеют профильное среднее образование или диплом о высшем образовании. Желательно наличие опыта работы в данной должности.

Читайте также:  Банкротство поручителя физического лица - последствия

Претендент должен обладать безупречной грамотностью, так как будет писать множество писем и документов, уметь грамотно выражать свои мысли в устной и письменной форме. Кроме того, умение пользоваться всей офисной техникой, такой как копировальный аппарат, факс, и тому подобное.

Умение пользоваться компьютерными программами на уровне уверенного пользователя, также является обязательным условием. Естественно, что отправка электронных писем также входит в обязанности секретаря.

Опрятный внешний вид и вежливость – тоже являются обязательными. Кроме того, необходимо уметь находить общий язык с разными людьми.

Трудовые обязанности

Самой главной и основной обязанностью человека, занимающего эту должность, будет организация жизнедеятельности офиса и выполнение распоряжений своего непосредственного руководителя. В целом, должностные обязанности секретаря, будет состоять из множества пунктов.

Как составляется должностная инструкция секретаря?

  1. Приём входящей и отправка исходящей корреспонденции, распределение её по отделам и подразделениям.
  2. Набор и подготовка к печати различных документов, которые требуются руководителю для осуществления своей работы.
  3. Подготовка информационных материалов, которые необходимы руководителю.
  4. Подача различного рода документов на проставление подписи руководителю.
  5. Организация рабочего времени руководителя и своевременное информирование о том или ином событии.
  6. В отсутствии руководителя на рабочем месте производит сбор и запись всей поступающей информации, которая может касаться руководителя.
  7. Составление и отправка документов по распоряжению руководителя.
  8. Проведение контроля выполнения распоряжений руководителя и своевременное доведение их содержания до соответствующих лиц.
  9. Подготовка совещаний и собраний, включающая в себя оповещение о месте и времени проведения собрания, всех участвующих лиц.
  10. Ведение протоколов собраний.
  11. Контроль и обеспечение офиса и руководителя необходимыми канцелярскими товарами.
  12. Организация приёма посетителей.
  13. Ведение базы данных необходимых для работы руководителя.
  14. Обеспечение порядка и чистоты на своём рабочем месте.

  Должностные обязанности заместителя генерального директора

Кроме того, в обязанности секретаря могут быть добавлены различные пункты, в зависимости от специфики организации. Довольно часто, секретарь выполнят функции отдела кадров, и занимается приёмом и увольнением сотрудников.

Необходимые знания

Для того, чтобы работать секретарём необходимо знать трудовое законодательство Российской Федерации, знать нормы и правила ведения документооборота. Кроме того, необходимо знать и соблюдать технику безопасности работы. А также:

  • руководящую структуру организации;
  • знать правила сдачи в архив документов;
  • правила пользования офисными приборами – принтером, факсом, копировальным аппаратом и тому подобными;
  • правила ведения деловой переписки;
  • нормы и правила общения, в том числе делового;
  • основы законодательства об административной ответственности;
  • внутренний распорядок организации.

Права

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Секретарь руководителя, как и все работники, имеет ряд прав.

  1. Предлагать методы и способы улучшения работы, которая относится непосредственно к трудовым обязанностям работника, а также организации в целом.
  2. Требовать и получать всё необходимую информацию и документы, которые необходимы для выполнения трудовых обязанностей.
  3. Получить доступ ко всей документации, которая определяет объём и круг обязанностей, связанных с занимаемой должностью.
  4. Принимать участие в принятии решений, относящихся к компетенции данной должности.
  5. Требовать и получать от руководства все необходимые средства для выполнения своих трудовых обязанностей.
  6. Все права установленные законодательством Российской Федерации также должны соблюдаться.

Ответственность

Наряду с правами, у секретаря, конечно же, имеется ответственность. Ответственность, предусмотрена в административном, уголовном и трудовом законодательстве Российской Федерации. Ответственность, превышающая законодательные нормы не может применяться к сотрудникам.

Резюме

Выполняя свои функциональные обязанности секретаря, человек должен руководствоваться законами Российской Федерации, внутренними распоряжениями и документацией предприятия, распоряжениями своего непосредственного руководства. Кроме того, должностная инструкция, также, должна строго соблюдаться.

Секретарь, как и все работники любой организации, должен знать и строго соблюдать нормы и правила, связанные с безопасностью работы, санитарно-гигиенические нормы. Помимо этого, секретарь должен понимать, что он, по сути, является лицом организации и по нему, в первую очередь, составляют представление о предприятии.

  Должностные обязанности специалиста по кадрам

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/dolzhnostnye-obyazannosti/dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya.html

Должностная инструкция секретаря – образец 2017

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Документовед– ответственное лицо, которое прежде всего отвечает за организацию рабочего процесса и соблюдение всех правил внутреннего распорядка на предприятии. Данную категорию специалистов, как документовед, в том числе и всех делопроизводителей, вправе увольнять, только лишь руководитель. Принимать на данную должность документоведа, может также только директор предприятия.

В зависимости от направленности и характера деятельности самого предприятия, разнятся должностные обязанности, согласно инструкции, а также права и границы ответственности данного лица.

В образовательном учреждении, а также в учебной части школы, помощник может нести функции, не характерные для данной должности документоведа (как секретарь в делопроизводстве, основная задача которого — ведение точного протокола судебного заседания, во избежание замечаний от любой из сторон).

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Согласно должностной документации, секретарь обязан:

  1. Принимать всю приходящую прессу, а также письма, приходящие руководителю предприятия.
  2. Систематизировать документацию, а также обеспечивать бережное хранение документов, необходимых руководителю предприятия.
  3. Докладывать начальству организации об изменении внутреннего трудового распорядка, а также дисциплины на предприятии.
  4. Снабжать руководителя предприятия, необходимой канцелярией, согласно запросу и следить за своевременным ее пополнением.
  5. Принимать типовую документацию на подпись и своевременно подносить их руководителю.
  6. Выполнять некоторые личные должностные поручения начальника, согласно запросу.
  7. Выполнять поиск необходимой документации.
  8. Вести учет данных картотеки.

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря приемной руководителя

В приемной руководителя, секретарь делопроизводитель и документовед, должен выполнять следующие функции:

  1. Выполнение непосредственных поручений руководителя, в указанном порядке.
  2. Составляет типовые письма, с указанием адресатов и следит за своевременной их доставкой.
  3. Выполняет организационную типовую работу, при проведении различного рода мероприятий.
  4. Обеспечивает нумерацию технической документации.
  5. Организовывает рабочее место начальника и занимается подготовкой, перед каждым рабочим днем руководителя.
  6. Занимается копированием типовой документации.
  7. Занимается организацией комфортного нахождения посетителей в приемной у начальника.

Пример обязанностей документоведа должен находиться на видном месте. В детском саду и в учебной части школы, деятельность документоведа и его обязанности, регулируются начальством предприятия, согласно примеру:

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря судебного заседания

На судебном заседании, присутствие секретаря документоведа, обязательно.

При этом важно отметить основные функции документоведа, согласно образцу:

  1. Формирование судебных заявок, которые позволят явиться в суд истцу судебного заседания.
  2. Изготавливает копии документов, которые необходимы для данного процесса.
  3. Оформляет журнал заседания, согласно установленному образцу.
  4. Подготавливает исполнительные листы.
  5. Оформляет списание документов и исполнительных актов.
  6. Выполняет личные поручения судьи на судебном заседании.
  7. Сотрудничает с коллекторской компанией.

Скачать образец

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Типовая должностная инструкция секретаря – образец

Скачать пример типового документа документоведа возможно ниже:

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря

Согласно изменениям и законодательным актам в 2017, вне зависимости от рода предприятия и характера деятельности, будь то детский сад или судебное заседание, опции документоведа не отличны между собой и составляют:

  1. Организацию всех мероприятий, которые происходят в стенах данной организации.
  2. Выполнение всех требований руководителя в полном объеме.
  3. Сглаживание конфликтов между всеми участниками трудового процесса.
  4. Внутреннее поддержание трудового распорядка в организации, по типовому образцу документоведа.
  5. Ведение типовой документации, порученной документоведу.

Должностная инструкция секретаря-документоведа в образовательном учреждении

Инструкция секретаря учебной части школы, содержит не только обязанности, но и права и нормы ответственности, которые должны быть затронуты при работе на данной должности.

Согласно инструкции, документовед обязан:

  1. Заниматься организацией мероприятий.
  2. Представлять интересы образовательного учреждения на иных мероприятиях.
  3. Вести соответствующую документацию.
  4. Выполнять личные поручения директора образовательного учреждения в полном объеме.

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря в детском саду

Обязанности секретаря в детском саду:

  1. Тесное взаимодействие с заведующей детского сада, внесение коррективов в работу дошкольного учреждения.
  2. Непосредственная работа с компьютерной базой, хранение необходимых документов и отчетов.
  3. Оформление личного дела каждого ученика детского сада.
  4. Взаимодействие с родителями воспитанников детского сада при необходимости.
  5. Подготовка документов, для организации мероприятий, проводимых в детском саду.
  6. Контроль за написанием писем и ответов на заявки иных дошкольных учреждений.

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря директора колледжа

Обязанности секретаря директора:

  1. Распределение типовой корреспонденции.
  2. Взаимодействие с директором колледжа.
  3. Организация мероприятий, согласно установленным нормам и образцам.
  4. Выполнение личных поручений директора.
  5. Осуществление функций документоведа в полном объеме.

Скачать образец

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • 8 (800) 350-83-59 — все регионы РФ.

(5

Источник: https://atc-assist.ru/zakon/dolzhnostnaya-instrukciya-deloproizvoditelya-sekretarya.html

Ссылка на основную публикацию